Цифровые инструменты в современном офисе что это

Цифровые технологии современного офиса Текст научной статьи по специальности «Компьютерные и информационные науки»

АВТОМАТИЗАЦИЯ ОФИСА / ПРОГРАММНЫЙ РОБОТ / ТЕХНОЛОГИЯ ОПТИЧЕСКОГО РАСПОЗНАВАНИЯ СИМВОЛОВ / ИСКУССТВЕННЫЙ ИНТЕЛЛЕКТ / OFFICE AUTOMATION / SOFTWARE BOT / OPTICAL CHARACTER RECOGNITION TECHNOLOGY / ARTIFICIAL INTELLIGENCE

Аннотация научной статьи по компьютерным и информационным наукам, автор научной работы — Данилова Мария Анатольевна

В статье рассмотрены офисные автоматизированные технологии, используемые специалистами, секретарями, бухгалтерами, экономистами для повышения производительности труда. Приведены примеры типичных задач, которые решают работники офиса вне зависимости от специфики предприятия, описываются разные способы их решения. Показано, что цифровизация и новые информационные технологии, такие как OCR и RPA, открывают новые возможности для повышения производительности, сокращения издержек, улучшения качества обслуживания потребителей, а также возможности избавиться от монотонного, рутинного труда, что позволяет работнику максимально раскрыть и использовать профессиональный и творческий потенциал. Рассмотрены наиболее перспективные сферы для применения программных роботов . Сделан вывод о том, что внедрение программных роботов совместно с технологиями машинного зрения, распознавания текста OCR приближает современный офис к концепции «умного офиса».

i Надоели баннеры? Вы всегда можете отключить рекламу.

DIGITAL TECHNOLOGY IN THE MODERN WORKPLACE

The article examines office automation technologies used by experts, office managers, accountants, and economists to improve their labor productivity. Examples of typical tasks that are faced by office workers regardless of the specifics of their business are given, and different ways of solving them are described. It is argued that digitalization and new information technologies, such as OCR and RPA, create new opportunities for increasing productivity, reducing costs, improving the quality of customer service, as well as enable employees to get rid of monotonous, routine work and maximize their professional and creative potential. The most promising areas for using software robots are considered. It is concluded that the introduction of software robots along with machine vision and OCR technologies brings the modern office closer to the concept of «smart office».

Текст научной работы на тему «Цифровые технологии современного офиса»

Вестник СГСЭУ. 2020. № 2 (81) -♦

Maria Anatolyevna Danilova,

PhD in Sociology,

associate professor of the department of mathematics and information systems in digital economy, Saratov socio-economic institute (branch) of Plekhanov Russian University of Economics

Мария Анатольевна Данилова,

кандидат социологических наук, доцент кафедры математики и информационных систем в цифровой экономике, Саратовский социально-экономический институт (филиал)

РЭУ им. Г.В. Плеханова

ЦИФРОВЫЕ ТЕХНОЛОГИИ СОВРЕМЕННОГО ОФИСА

В статье рассмотрены офисные автоматизированные технологии, используемые специалистами, секретарями, бухгалтерами, экономистами для повышения производительности труда. Приведены примеры типичных задач, которые решают работники офиса вне зависимости от специфики предприятия, описываются разные способы их решения. Показано, что цифровизация и новые информационные технологии, такие как OCR и RPA, открывают новые возможности для повышения производительности, сокращения издержек, улучшения качества обслуживания потребителей, а также возможности избавиться от монотонного, рутинного труда, что позволяет работнику максимально раскрыть и использовать профессиональный и творческий потенциал. Рассмотрены наиболее перспективные сферы для применения программных роботов. Сделан вывод о том, что внедрение программных роботов совместно с технологиями машинного зрения, распознавания текста OCR приближает современный офис к концепции «умного офиса».

Ключевые слова: автоматизация офиса, программный робот, технология оптического распознавания символов, искусственный интеллект.

DIGITAL TECHNOLOGY IN THE MODERN WORKPLACE

Keywords: office automation, software bot, optical character recognition technology, artificial intelligence.

За время существования человечество прошло несколько этапов, характеризовавшихся различиями в орудиях труда и самой его организации. Каждый новый этап ознаменовывался очередным шагом в технологической эволюции, кардинально изменявшим рынок труда. Общество продвигалось к все более совершенным формам, методам, технологиям, изобретениям. С каждым годом все больше становится людей, основной производственной функцией которых является генерирование, обработка и реализация информации. Орудием труда таких работников является компьютер и другая сложная вычислительная техника.

Руководители, специалисты, секретари, бухгалтеры, экономисты используют офисные автоматизированные технологии, повышающие производительность труда и дающие возможность справиться с возрастающим объемом работ.

Делопроизводство, управление, контроль управления, составление отчетности и ее анализ, поиск, ввод и обновление информации, обмен информацией между отделами офиса, взаимодействие с контрагентами осуществляется с помощью разнообразных прикладных программ. Современный офисный работник независимо от специфики предприятия ежедневно работает с текстовым и табличным процессорами, ищет информацию в интернете и справочно-правовых системах, обрабатывает

входящие письма и отвечает на них. Профессиональная специфика требует использования программных продуктов автоматизации учета, корпоративных информационных систем, систем управления класса CRM, ERP, WMS и других профессиональных прикладных программ.

Автоматизированная форма обработки информации в сравнении с ручной формой более эффективна, менее трудоемка, позволяет увеличить производительность труда. Современные программы содержат мощные средства для ускорения процесса работы. Например, функция слияния в среде текстового процессора позволяет быстро создать рассылки. Для того чтобы создать сообщения одинакового содержания списку адресатов, необходимо просто написать текст содержания, указать файл, где содержится таблица с именами, фамилиями или наименованиями контрагентов, указать место в документе, где будут находиться обращения к адресатам, и программа создаст сообщение для всех указанных контрагентов. Эти сообщения можно распечатать или отправить по электронной почте.

Часто офисные работники сталкиваются с необходимостью сравнения документов. Согласно исследованию компании ABBYY, 19% сотрудников решают эту задачу систематически, 40% — время от времени [4]. Сравнение документов, сверка договоров, поиск несоответствий между копиями от-

нимают много времени. В конечном итоге это ведет к финансовым потерям, особенно если в дело вмешивается человеческий фактор.

Например, часто выполняются финансовые сверки. Построчная сверка вручную требует много времени, сосредоточенности, внимательности. Но даже внимательный сотрудник делает ошибки, последствия которых могут оказаться для бизнеса критичными. Нередко сверку нужно провести в сжатые сроки, что делает процесс еще более трудоемким.

Для ускорения процесса сверки данных двух таблиц можно использовать функции «Промежуточные итоги», «Сводные таблицы табличного процессора», встроенную функцию ВПР, специальные обработки учетных систем.

У сотрудников юридических, финансовых отделов, бухгалтеров, менеджеров, секретарей, администраторов часто возникает потребность в сравнении разных версий документов. Необходимо сверять старую и новую версии документа, представленные в разных форматах. Согласно исследованию компании ABBYY [4], чаще всего сравнивают: бумажный документ с электронной копией (78%), разные версии документов в текстовом формате (61%), документ Microsoft Office с файлом в формате PDF (55%), электронный документ с отсканированным изображением (37%). Договор обычно размещается на нескольких страницах, поэтому такая работа занимает много времени.

Сравнение текстовых документов можно осуществить с помощью встроенных инструментов Microsoft Office. В тестовом процессоре новых версий для этого есть функция «Сравнить» в меню вкладки «Рецензирование». Программа определяет такие изменения, как добавление, удаление текста, изменение форматирования. В результате сравнения выдается список изменений, но он, как правило, такой большой, что очень сложно в нем найти действительно значимые элементы. Такая проверка не решает проблему трудоемкости и длительности сравнения документов. Сравнивать документы разных форматов вообще нельзя.

Для решения этой проблемы может быть использовано комплексное решение ScanDifFinder SDK, разработанное компанией ABBYY, основанное на технологии оптического распознавания символов (OCR), которая позволяет преобразовывать отсканированные документы, PDF-файлы или фото с цифровой камеры в редактируемые форматы с возможностью поиска. Этот инструмент позволяет быстро находить значимые отличия в содержании двух документов, независимо от формата [8]. Для сравнения необходимо загрузить оба документа в окно программы, настроить параметры (язык, дополнительные функции поиска), и система выполнит сравнение и выдаст результат проверки.

Рассмотренные примеры автоматизации действий работников офиса показывают, что информационные технологии постепенно уменьшают трудоемкость процесса и превращают труд человека в набор простых, однообразных, часто повторя-

ющихся операций. Работа сотрудников офиса все больше становится монотонной, рутинной.

При постоянном выполнении одних и тех же действий с течением времени работник сначала теряет интерес к работе, затем ему становится скучно ее выполнять, в конце концов рутинная работа приводит к потере производительности труда [7]. Монотонная, рутинная работа за компьютером является одной из причин так называемого офисного синдрома. Офисным синдромом называют сложный комплекс симптомов, включающий в себя нарушения, которые проявляются в различных органах и системах и развивающийся у офисных служащих в связи с воздействием на них вредных факторов окружающей рабочей среды [2]. Нарушения возникают как в физическом, так и психологическом состоянии работника.

Современные информационные технологии могут помочь частично решить эту проблему. Речь идет о новой форме интеллектуальной автоматизации бизнес-процессов — технологии Robotic process automation (RPA). Ее главная особенность состоит в том, что программный робот взаимодействует с информационными системами предприятия через пользовательский интерфейс, имитируя действия человека [11]. Это технология автоматизации работы пользователей, которая основана на имитации действий человека при его работе с различными компьютерными системами, приложениями, источниками информации. В связи с такой особенностью RPA, во-первых, идеально подходит для автоматизации регулярных и монотонных задач, которые неизбежно вынуждены выполнять очень многие категории пользователей; во-вторых, имитируя взаимодействие человека с приложением, она не требует радикальных изменений в текущих процессах и дорогостоящих доработок в действующих корпоративных системах [3].

Программный робот имитирует действия, которые человек совершает мышкой или клавиатурой, например как будто делает двойной щелчок по ярлыку, который запускает учетную программу, далее с клавиатуры вводит логин и пароль, щелкает раздел, в котором создаются отчеты, щелкает форму необходимого отчета, экспортирует данные в Excel, выполняет сортировку, создает сводную таблицу, отправляет файл списку адресатов и т.д.

Термин «Robotic process automation» был введен в 2012 г. благодаря компании Blue Prism, которая занималась автоматизацией сервисов управления офисными операциями. Массово внедрять RPA в западных компаниях начали примерно с 2015 г. В России внедрение RPA началось на два-три года позже, но очень быстрыми темпами. В 2017 г. программные роботы применяли 22% банков, в 2018 г. — уже 61%. В банковской сфере наиболее активно роботизируются функции операционного блока, финансовых подразделений, бухгалтерии и обслуживания клиентов. По оценкам, один робот заменяет примерно 10 сотрудников в телекоммуникационной отрасти, до четырех — в банках и одного — в металлургии [9].

Вестник СГСЭУ. 2020. № 2 (81) -♦

Использование технологии RPA позволяет ускорить исполнение работ и переналадки в случае изменения производственного процесса, обслуживать больше клиентов и повысить доходность бизнеса, не увеличивая количества сотрудников. Согласно результатам опроса HFS Research [10], многие компании, внедрившие RPA-технологии, получили ощутимую выгоду и конкурентные преимущества.

По оценке аналитиков Gartner, объем рынка RPA в 2018 г. составил 846 млн долл., что на 63% больше, чем в 2017 г., а к 2024 г. он достигнет 2,4 млрд долл.

Программные роботы могут выполнять простые, повторяющиеся действия вместо сотрудника, а также использоваться совместно с технологиями машинного зрения, распознавания текста OCR, что дает возможность усложнить задачи, решаемые программными роботами. Например, программный робот может сортировать входящие электронные и бумажные документы по их содержимому, распределяя их в нужный департамент, проверять правильность заполнения стандартных форм. В «Альфа-банке» внедрен робот, который умеет из входящей почты с запросами клиентов определять письма четырех типов («открытие дополнительных счетов», «закрытие счетов», «актуализация данных», «смена тарифов») и выполнять операции согласно типу. Роботизация операционных процессов в «Альфа-банке» позволила сэкономить около 20 млн руб. [6].

Технология RPA успешно применяется для повышения эффективности проверок и учета кассовых операций. В компании «Билайн» программный робот проверяет поступление инкассированных денежных средств в банк, выявляет недостачи, проверяет поступления платежей по банковским картам, выявляет ошибки, проверяет соответствие сумм кассовых операций по данным налоговой инспекции, своевременно информирует участников процесса о найденных расхождениях и контролирует их устранение. До внедрения RPA-системы эти операции выполнял 101 сотрудник бухгалтерии [5]. Роботы позволили не только исключить ошибки, связанные с человеческим фактором, но и снизить трудозатраты на рутинные операции на 60%, скорость выполнения которых при этом увеличилась на 30%.

По словам руководителя направления роботизации и заказной разработки компании Softline Станислава Маслова, рынок RPA-систем в России растет в среднем на 30-50% ежегодно [6]. Внедрение RPA вначале происходило главным образом на крупных коммерческих предприятиях, таких как «Первая грузовая компания», «Росэнергоатом», «Московская биржа», «Сургутнефтегаз», «Банк Россия». Но после включения первой RPA-

платформы в реестр отечественного программного обеспечения появился спрос на RPA-решения в госсекторе. В 2019 г. RPA-проекты реализовались в Департаменте информационных технологий Москвы и Префектуре ЮВАО города Москвы, в начале 2020 г. «Почта России» и компания Automation Anywhere приступили к созданию комплекса интеллектуальной роботизации и автоматизации бизнес-процессов [1].

Наиболее перспективными для применения программных роботов являются сферы, где вручную происходит сбор статистики, формирование отчетов и заполнение форм данными. Под роботизацию подходят процессы кадрового делопроизводства, бухгалтерии, финансов, логистики — везде, где люди взаимодействуют с информационными системами.

Программные роботы могут освободить от рутинных операций, оставляя сотрудникам интересные и креативные задачи. Это позволит работнику максимально раскрыть и использовать профессиональный и творческий потенциал. Таким образом, современные информационные технологии приближают работу в офисе к концепции «умного» офиса, которая подразумевает максимально комфортные условия для работы, позволяющие добиваться большей эффективности от работников.

1. «Почта России» приступила к созданию комплекса интеллектуальной роботизации. URL: https://cnews.ru/news/ line/2020-02-19_pochta_rossii_pristupila.

2. Данилов А.Б., Курганова Ю.М. Офисный синдром // Русский медицинский журнал. 2011. № 30. С. 1902.

Цифровизация офиса

Цифровизация офиса — это использование компаниями современных возможностей и моделей использования базовых технологий, отвечающих специфическим запросам руководства информационных служб, пользователей и сотрудников IT-отделений.

resize_936_0_shutterstock_1148281181.jpg – фото 1

Цифровизация офиса

Использование цифровых технологий в современном офисе применяется для решения трех основных проблем компаний:

обеспечения гибкости бизнеса — переход на условия цифрового офиса реализует специализированные программы, позволяющие упростить структуру корпоративных IT-систем и внедрить прогрессивный инструментарий управления клиентскими системами. Благодаря таким мерам высвобождаются IT-ресурсы на осуществление бизнес-процессов, дающих более высокую прибыль;
разработки схем взаимодействия сотрудников с корпоративными системами. Применение современных коммуникаций повышает конкурентоспособность компаний, поскольку их сотрудники более оперативно получают необходимую деловую информацию и максимально эффективно взаимодействуют с клиентами и коллегами;
защиты бизнеса. Цифровизация офиса сокращает риск кибератак, а разработка специализированных инструментов не только повышает продуктивность работы сотрудников и позволяет более эффективно планировать использование IT-ресурсов, но и обеспечивает более высокую степень защиты клиентских платформ и данных.

Инициативы по созданию «цифрового офиса» кардинально изменяют все уровни работы офиса, предоставляю широкий перечень возможностей:

Thomas_Cook_HQ_back-to-back_bench_desks-1024x766.jpg – фото 2

сотрудникам, которые смогут воспользоваться более совершенными механизмами поддержки совместной работы — например, интегрированными в ПК аудио- и видеоподсистемами;
специалистам IT-подразделений, которые будут затрачивать меньше времени на выявление и ликвидацию поломок и сбоев и на управление системами на рабочих местах пользователей, на обслуживание всех аппаратных и программных элементов IT-конфигурации, на восстановление систем в любом состоянии без урона производительности работы конечных пользователей;
руководителям информационных служб и генеральным директорам. Стабилизация профессиональных бизнес-платформ и стандартизация вычислительных систем на их основе значительно упростят принятие IT-решений и позволят снизить совокупную стоимость владения, то есть сосредоточиться на инновационных технологиях, а не на сопровождении систем.

Каким должен быть цифровой офис

облачная цифровизация цифровой ячейки — «упаковка» инструментов личной продуктивности, совместной работы и коммуникаций на основе SaaS в единый облачный продукт;
рабочий стол как услуга (DaaS, Desktop as a service) — предоставление пользователям по запросу возможности работы (с подготовкой, установкой исправлений и обслуживанием рабочих нагрузок) с рабочим столом в виртуальной среде из удаленного расположения;
использование персональных средств коммуникации в качестве рабочего оборудования (BYOD, Bring Your Own Device, и BYOT, Bring Your Own Thing) для более быстрого переключения между техникой и ведения деятельности без привязки к рабочему модулю;
экономия на расстоянии (distance economy), предполагающая удаленное взаимодействие — виртуальные совещания, дистанционные собеседования, конференции в форме вебинаров — как альтернативу личным встречам;
демократизация технологических сервисов, позволяющая упростить работу с технологиями Big Data и дающая возможности их использования на практике без углубленных знаний по администрированию кластеров, обучению нейросетей и разработке собственных data pipeline — последовательностей работы с данными, включающих стадии извлечения данных, скраббинг (очистку), разведочный анализ данных (EDA), моделирование, интерпретацию и пересмотр.

Также одним из направлений цифровизации офиса становится создание интеллектуальных рабочих мест (интеллектуальных рабочих пространств, smart workspace), предполагающее обеспечение комфорта рабочей обстановки с помощью технологий Industry 4.0 — унификации рабочих мест (в физической и виртуальной средах), автоматического отслеживания состояния сотрудников при помощи алгоритмизированных на машинное обучение устройств распознавания лиц и эмоций, комплексного и персонализированного управления микроклиматом с использованием IoT-датчиков и личных предпочтений владельцев smart-устройств.

pic_03.jpg – фото 3

Цифровые инструменты в современном офисе

Цифровое решение офисной работы должно базироваться на комплексе технологических инструментов — отдельных функциональных единиц, решающих конкретные проблемы или автоматизирующие бизнес-процессы. В перечень цифровых инструментов в современном офисе входят:

приложения для корпоративных социальных сетей (Enterprise Social Networking Applications) — новостные ленты, календари мероприятий и событий, сообщества по интересам с возможностью совместной групповой работы или самоорганизующиеся экспертные базы знаний;
совместная работа (Collaborative Work Management) — в обновленной цифровой среде эти технологии задействуются для формирования рейтинга и поощрения сотрудников на основе разных показателей, в том числе KPI или показателей активности, а также для проведения опросов и аттестации работников, формирования отчетности;
взаимодействие для выполнения совместных задач (Workstream Collaboration) — инструменты повышения эффективности взаимодействия команды, интегрированные в инфраструктуру социальных сетей;
службы интеграции (Content Integration Services) — технологии обеспечения единых точек доступа, имеющие общие функции и согласованно управляющих рассредоточенными и отключенными репозиториями (базами данных, методами их поиска и управления) контента;
глубинный анализ данных (Insight Engines) — инструмент для интеллектуального анализа документов и связанных с ними транзакций;
роботизация технологического процесса (Robotic Process Automation) — интеллектуальная технология исключения операций, не подлежащих исполнению человеком, через скриптовый слой в интеграционных сервисах;
применение данных (Data Literacy) — технология, способная читать, записывать и передавать данные в контексте, с пониманием источников и конструкций данных, применяемых аналитических методов и техник.

Как вписать все эти новшества в проекты цифровизации бизнеса или цифровой трансформации государственных и муниципальных предприятий, вы узнаете, пройдя курсы по программам MBA IT, которые проводит ЦРК БИ (ЦЕНТР РАЗВИТИЯ КОМПЕТЕНЦИЙ В БИЗНЕС-ИНФОРМАТИКЕ) НИУ ВШЭ. Записаться на курсы можно здесь.

Цифровой офис: автоматизация и рабочие места

Современный офис — многофункциональное пространство, в котором работают десятки, а то и сотни человек. Автоматизация и передовые цифровые технологии в сочетании с экологичными принципами строительства создают новые представления о рабочем пространстве.

Современный офис

Офис цифровой

Подход к организации рабочих процессов стремительно меняется, удалённая работа и гибкие графики становятся всё более популярными. Сегодня офисы Москвы и других крупных городов выглядят иначе, чем несколько лет назад. Концепция внутренней офисной архитектуры обновляется в соответствии с запросами пользователей. Формат кабинетов и даже Open Space уже не так популярны, как гибкие офисы. Индивидуальные рабочие места уступают место гибридным пространствам, где каждый сотрудник в течение дня может выбирать удобную для работы локацию: переговорную комнату, лаундж-зону, помещение для коллабораций. Компаниям всё реже нужны просторные конференц-залы, арендаторы отдают предпочтение трансформирующимся залам, в которых можно устроить несколько помещений с необходимым оборудованием и телекоммуникациями.
Коммуникации всё чаще играют ведущую роль в работе офисных сотрудников. Для качественного выполнения бизнес-процессов цифровой «контур» должен быть гармонично встроен в архитектурную «основу». Лучше всего с подобными задачами справляются унифицированные коммуникации, включающие интеграцию личных устройств сотрудников в общее информационное пространство компании.

Процессы управления зданием, включая работу инженерных систем и обработку заявок от арендаторов, также автоматизируются.

Сотрудники офиса ежедневно сталкиваются с десятками мелких проблем, начиная от сломанной дверной ручки до заказа гостевых пропусков. Чем меньше усилий и рабочего времени затрачивают сотрудники на решение бытовых вопросов, тем выше котируется бизнес-центр в глазах арендаторов. Таким образом, качественная автоматизация — залог конкурентоспособности и успешного развития офисного центра.

Основные преимущества автоматизации в офисе

Повышение производительности труда и эффективности бизнес-процессов. Никто не забывает передавать информацию или задачи следующему «звену», взаимодействие между сотрудниками упрощено, сформирована единая система обработки и хранения данных.
Ускорение принятия управленческих решений благодаря своевременному получению детальной информации о различных направлениях деятельности компании.
Исключение злоупотреблений, нарушения правил, халатности, снижение риска непреднамеренных ошибок.
Экономия времени, а значит, и денег. Автоматизация позволяет осуществлять многие процессы без участия человека, большие штаты становятся не нужны. Кроме того, цифровизация бизнес-процессов сокращает затраты на расходные материалы для делопроизводства.
Повышение результативности труда: избавившись от рутинных задач, сотрудники могут сосредоточить усилия на более ценной работе.
Создание единого коммуникационного поля: интеграция в систему любых типов коммуникации, от электронной почты до видеозвонков и бизнес-приложений. Благодаря персонализации контента каждый сотрудник получает доступ только к нужным данным.
Безопасность. Разграничение прав доступа и возможность мониторинга действий пользователей, а также многофакторная аутентификация надёжно защищают корпоративную информацию.

Какие задачи можно автоматизировать в цифровом офисе

Цифровым алгоритмам можно «доверить» любой бизнес-процесс. Проще всего оцифровываются типовые операции, специалисты рекомендуют начинать автоматизацию именно с них. Практически для каждого типового бизнес-процесса уже разработаны эффективные технологии, которые легко внедряются усилиями небольшой команды.

Электронный документооборот

Системами автоматизации документооборота (СЭД) сегодня пользуются компании самого разного масштаба. СЭД-системы позволяют создавать и хранить договоры, платежи, акты, приказы. Устанавливается прозрачный процесс редактирования, согласования, исполнения. Контроль таких процессов, как решение текущих задач и реализация крупных проектов, становится намного проще. И всё это — с минимальным участием человека.

Проекты, планы, графики переносятся на цифровые носители, это помогает существенно сэкономить расходы на печать, бумагу, папки и скоросшиватели, а также электричество. Громоздкие стеллажи для хранения текущей документации становятся ненужными, исчезает потребность в дополнительных офисных площадях.

На замену бумажным флипчартам пришли современные дисплеи с функцией защиты глаз, которые позволяют смотреть на изображения без усталости на протяжении всего рабочего дня. Цифровые носители экономят не только бюджет, но и рабочее время: гораздо проще разослать коллегам файл, чем передавать бумажные копии.

Переход на цифровые носители создаёт единую базу делопроизводства, повышает уровень защиты внутрикорпоративной информации, улучшает производительность труда.

Цифровой офис фото

Учёт рабочего времени

Автоматизированные системы позволяют:

оперативно собирать статистические данные о сотрудниках организации;
проводить анализ поведения персонала на рабочем месте (какими программами пользуются, сколько времени тратят на перерывы);
осуществлять учёт работы удалённых работников;
систематизировать и анализировать полученные результаты.

Большинство специализированных программ можно адаптировать под нужды конкретной организации. Управление ПО не требует специальных навыков: значительная часть отчётов формируется и загружается в программу автоматически.

Система учёта рабочего времени может контролировать время прихода и ухода сотрудников, фиксировать опоздания и фактически отработанное время, контролировать активность пользователей, отправлять уведомления.

CRM и управление клиентской базой

Приветственные сообщения в мессенджерах читают примерно четыре человека из пяти. А электронные письма — всего один-два человека. На телефонные звонки отвечают ещё реже. Тем не менее любая организация использует все доступные способы связи с клиентами. Легко запутаться, если покупатель сначала заполняет форму обратной связи, потом пишет в чат или звонит. Менеджеру необходимо заново уточнять информацию, тратить время, а это раздражает собеседника.

CRM-система собирает все каналы коммуникации с клиентами в одно окно, в котором можно вести прозрачный учёт сделок и не терять заказы.

Когда каждый менеджер ведёт статистику в своём личном блокноте, данные могут запутаться или потеряться. CRM позволяет формировать карточки сделок, в которых отображается вся история взаимодействия с каждым клиентом. Информацию в карточку вносят все задействованные в сделке сотрудники.

Если кто-то заболел или уволился, не успев передать своих клиентов коллегам, данные не пропадут, а сделка не сорвётся. Кроме того, имея полную информацию о клиенте, менеджер составляет письма с конкретной информацией или вопросом. На персональные обращения клиенты откликаются в несколько раз активнее, чем на «спам».

Видеоконференции и онлайн-встречи

Видеоконференцсвязь (ВКС) — незаменимый инструмент современного бизнеса. ВКС намного эффективнее других способов коммуникации, поскольку создаёт эффект присутствия и практически избавляет от необходимости личных встреч.

экономия времени и командировочных расходов;
обеспечение мобильности — организовать онлайн-встречу можно буквально на ходу, в любое время, в любом месте;
регулирование количества участников — при желании можно организовать трансляцию для тысяч пользователей;
качественное взаимодействие — возможность видеть собеседника позволяет установить эмоциональный контакт, а также иллюстрировать беседу графиками, отчётами, другими подготовленными заранее файлами.

Современные системы ВКС обеспечивают надёжную защиту персональных данных и передаваемой информации.

Гибкие офисы — авангард цифровизации

Гибкие рабочие места — самый востребованный тренд рынка офисной недвижимости. Их популярность обусловлена значительными преимуществами для арендатора: собственные помещения в пространстве с общей инфраструктурой, возможность быстро изменить занимаемую площадь, аутсорсинг жизнеобеспечения офиса и поддерживающих функций.

Необходимость гибкого подхода к потребностям арендаторов стимулирует владельцев бизнес-центров внимательно следить за инновациями на рынке офисных цифровых услуг. Главное преимущество сервисного офиса — возможность оперативно организовать пространство под задачи конкретной компании-арендатора, а в современном мире это невозможно без применения новейших технологий.

Пример таких технологий — платформа для взаимодействия по вопросам обслуживания. Для каждого арендатора заводится один счёт, пользователь управляет пакетом услуг по принципу «единого окна»: оплачивает сервисное обслуживание, общается с управляющей компанией по всем возникающим вопросам и т. д.

Гибридный формат или коворкинг — наиболее подходящий вариант для совмещения офисной и удалённой работы. Именно поэтому универсальные рабочие места в гибких офисах в первую очередь оснащаются инновационными цифровыми технологиями.

Офис и автоматизация рабочего места

Перспективы цифровых офисов

Современное рабочее пространство представляет собой многоплановый комплексный проект, в котором архитектура и дизайн мастерски увязаны с инженерными элементами, системами безопасности, информационными технологиями.

Применение систем автоматизации управления офисом и бизнес-процессами позволяет создавать цифровые инструменты, одинаково удобные как для арендаторов, так и для управляющих компаний. А это значит, что будущее за цифровизацией. Привычная концепция офисов стремительно меняется во всём мире, и в выигрыше окажется тот, кто будет успевать за этими изменениями.

ЦИФРОВЫЕ ИНСТРУМЕНТЫ В СОВРЕМЕННОМ ОФИСЕ. ФИНАНСОВО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ АНАЛИЗ СРЕДСТВАМИ EXCEL

Документ по окончании обучения
УДОСТОВЕРЕНИЕ О ПОВЫШЕНИИ КВАЛИФИКАЦИИ

Программа позволит слушателям профессионально работать с таблицами, формулами, диаграммами, уметь решать финансово-экономические задачи, проводить расчеты с использованием современных технических средств и информационных технологий.

6 причин, чтобы всерьез заняться Excel

Excel – это целая страна, ее функционал практически безграничен.
С помощью этой программы можно очень сильно оптимизировать бизнес-пространство – как отдельного сотрудника, так и компании в целом.
Excel – инструмент как для оперативной работы, так и для формирования стратегии.
Excel – необходимый инструмент аналитика в самых разных направлениях: финансы, маркетинг, менеджмент, производство и пр. и пр.
Специалист, мастерски владеющий программой Excel, всегда предлагает по-настоящему изящные решения.
Excel всегда в развитии – разработчики регулярно предлагают новые возможности. На сегодняшний день это и программирование, и визуализация, и….

КОМПЕТЕНЦИИ В ВАШЕМ РЕЗЮМЕ
по окончании курса «Финансово-экономический анализ средствами Excel»
Навыки использования современного программного обеспечения

Работать на компьютере с использованием современного общего и профессионального прикладного программного обеспечения;

Эффективные методы расчета финансовых показателей
Выбор и использование оптимальных методов и методик расчета финансовых показателей
Решение финансово-экономических задач современными средствами

Решение финансово-экономических задач, проведение расчетов с использованием современных технических средств и информационных технологий в корпоративных финансах

Оценка рисков с применением цифровых технологий

Оценка рисков с использованием математических методов, статистических баз данных, методов экспертных оценок и реализовывать политику андеррайтинга страховой компании

Сбор, анализ и обработка данных
Сбор, анализ и обработка данных, необходимых для решения профессиональных задач
Аналитика и исследование с помощью современных информационных технологий

Использование для решения аналитических и исследовательских задач современные технические средства и информационные технологии

СТРУКТУРА КУРСА
Модуль 1. Базовый курс Microsoft Excel

Тема 1.1. Основы работы в среде табличного процессора MS Excel
Тема 1.2. Создание таблиц. Организация ссылок. Построение диаграмм и графиков
Тема 1.3. Обработка данных в Excel с использованием встроенных функций.
Тема 1.4. Логические функции ЕСЛИ, И, ИЛИ.
Тема 1.5. Функции ПРОСМОТР, ВПР, ГПР
Тема 1.6. Использование инструментов Подбор параметра, Таблица данных
Тема 1.7. Сортировка и фильтрация данных
Тема 1.8. Анализ финансово-экономических ситуаций с помощью методов теории вероятности и статистики

Модуль 2. Финансово-экономические вычисления средствами Excel

Тема 2.1. Введение в финансово-экономические вычисления
Тема 2.2. Компьютерные методы решения финансово-экономических задач
Тема 2.3. Анализ финансово-экономических ситуаций с помощью инструментария «что-если»
Тема 2.4. Анализ финансово-экономических ситуаций с помощью надстройки «Поиск решения» в MS Excel
Тема 2.5. Организация модели данных в виде списков MS Excel
Тема 2.6. Анализ финансово-экономических ситуаций с помощью графических методов

Модуль 3. Разработка учетных приложений в MS Office

Тема 3.1. Учетные приложения и автоматизация хозяйственной деятельности
Тема 3.2. Особенности использования MS Office для разработки учетных приложений
Тема 3.3. Практическая разработка учетного приложения
Тема 3.4. Работа с учетными приложениями в условиях неопределенности

СПИКЕР ПРОГРАММЫ

Магомедов
Рамазан Магомедович

доцент, кандидат педагогических наук, департамент анализа данных, принятия решений и финансовых технологий Финансового университета при Правительстве РФ

Рекомендованные книги

«Бизнес-анализ с использованием Excel», автор: Карлберг Конрад, изд. Диалектика, 2018 год
«Основы финансов с примерами в Excel», автор: Беннинга Шимон, изд. Диалектика/Вильямс, 2017 год
«Сводные таблицы в Microsoft Excel», автор: Билл Джелен и Майкл Александер, изд. Издательство: Вильямс, 2020 г., 2017 год

Магомедов
Рамазан Магомедович

Рекомендованные книги

«Бизнес-анализ с использованием Excel», автор: Карлберг Конрад, изд. Диалектика, 2018 год
«Основы финансов с примерами в Excel», автор: Беннинга Шимон, изд. Диалектика/Вильямс, 2017 год
«Сводные таблицы в Microsoft Excel», автор: Билл Джелен и Майкл Александер, изд. Издательство: Вильямс, 2020 г., 2017 год

ОТЗЫВЫ НАШИХ СЛУШАТЕЛЕЙ

Уважаемые преподаватели! Хочу сказать что данный курс был очень интересным. С помощью возможностей EXEL мы можем уменьшить время на выполнение многих задач. Конечно, в нашей работе мы не используем все функции. Но, зная о них, мы по мере необходимости воспользуемся. В любом случае, полученные (или немного забытые) знания необходимы любому себя уважающему финансисту. Ещё для закрепления знаний, думаю что необходимы больше практических занятий. Успехов вам и в дальнейшем. Всех с наступающим! Спасибо большое!

Цифровые инструменты в современном офисе что это

Цифровые технологии современного офиса Текст научной статьи по специальности «Компьютерные и информационные науки»

Аннотация научной статьи по компьютерным и информационным наукам, автор научной работы — Данилова Мария Анатольевна

Похожие темы научных работ по компьютерным и информационным наукам , автор научной работы — Данилова Мария Анатольевна

DIGITAL TECHNOLOGY IN THE MODERN WORKPLACE

Текст научной работы на тему «Цифровые технологии современного офиса»