Как определить готовность процесса к автоматизации

“Пришли неподготовленные? Сейчас мы вас разденем!” — Сергей Мироненко о готовности бизнеса к автоматизации

Мы идём по рынку 1С и наблюдаем за людьми, которые бегают в поисках автоматизации. В один момент они останавливаются: прежде чем автоматизироваться, важно понять, готов ли к этому бизнес.

Пришли неподготовленные? Сейчас мы вас разденем! Собственники бизнеса, которые не были готовы, знают, как это бывает: как приходят ребята, как красиво они танцуют, показывают классные презентации, а потом выставляют большие счета. Они делают то, что вам не нужно. Проверить это невозможно, потому что вы не специалисты. По итогу 70% проектов уже подписаны, оплачены и актами закрыты. Результата нет. Только в этот момент вы начинаете задумываться: “А какой планировался результат?”.

“К автоматизации можно подготовиться. К автоматизации нужно подготовиться. Нельзя автоматизировать бизнес, если он не готов. Нельзя предъявлять претензии тем, кто делает автоматизацию, если на старте не было готовности” — Сергей Мироненко, собственник группы компаний “Авиант”.

Как понять, что бизнес готов к автоматизации? Рассмотрим алгоритм действий.

№1 Оценка собственной готовности и готовности бизнеса

Собственник должен грамотно поставить задачу. Для этого необходимо понимать, в каких процессах и что именно нужно улучшить.

“Сформулировать задачу для автоматизации невозможно, если я не понимаю и не представляю процесс, который планирую автоматизировать. Это является центральным требованием цифровизации и автоматизации бизнеса” — Сергей Мироненко, собственник группы компаний “Авиант”.

Есть 2 варианта:

1. Автоматизация, направленная на сокращение операционных затрат компании. Рассмотрим простой пример. Изначально было 20 человек, выполняющих определённые операции. Мы оцифровали эти действия, автоматизировали их. Потребность в 20 сотрудниках исчезла. Теперь нужно 2 человека вместо 20. Раньше заработную плату начисляли 20 людям, сейчас — двоим.
2. Автоматизация с целью ускорения реакции. Изначально мы разбирали заказы в течение 3 дней. За счёт применения алгоритмов, которые дублируют действия людей, заменяют их, процессы ускорились. Сейчас мы разбираем заказы не 3 дня, а 2 часа. Соответственно, можем обработать большее количество заказов.

Каждый из вариантов автоматизации предполагает сокращение издержек. Нужно понимать, в каком конкретно месте оно произойдёт.

“Если я понимаю, какие бизнес-участки и операции могут быть подвержены такому качественному изменению, чтобы на выходе затраты на эти операции уменьшились, я готов к автоматизации данного участка” — Сергей Мироненко, собственник группы компаний “Авиант”.

№2 Выбор исполнителя

Нужно найти подрядчика, который предложит оптимальный вариант решения поставленной задачи. Когда мы хотим автоматизировать процесс, в котором полностью разбираемся, мы сталкиваемся с необходимостью выбора. Действия можно оцифровывать или автоматизировать посредством разных алгоритмов. Из этого множества нужно выбрать оптимальный, который подойдёт именно для вашего бизнеса.

Отдать задачу на откуп тем подрядчикам, которые будут заниматься автоматизацией, — в корне не верное решение. Это значит дать возможность принимать бизнес-решения людям, которые бизнесом не занимаются. Они будут заинтересованы не в поисках оптимальной позиции для бизнеса — оптимального расхода, оптимальной производительности и эффективности, — а в меньшей нагрузке непосредственно на них. Такие исполнители отдадут предпочтение наиболее простым и знакомым алгоритмам.

“Они делали это вчера и хотят делать это сегодня. Такие подрядчики не предлагают варианты, не входят в обсуждение, не модерируют процесс выбора. Они хотят приложить минимум усилий и продать вам те компетенции, которые у них есть сегодня” — Сергей Мироненко, собственник группы компаний “Авиант”.

Передать ответственность за принятие решения специалистам по автоматизации — это ошибка. Остаётся 2 варианта, каждый из которых с точки зрения эффективности является правильным:

1. Принимать личное участие, пользоваться собственной экспертизой. Для этого необходимо разработать определённые регламенты и политики. Например, политику ценообразования или регламент оборачиваемости склада. Необходимо описать контрольные точки, показатели и алгоритмы, с помощью которых можно реализовывать ту или иную бизнес-функцию. Эти документы и понятия могут разрабатываться владельцем бизнеса совместно с командой топ-менеджеров.
2. Поручить реализацию задачи экспертам по автоматизации бизнеса.

Как проверить эксперта? Сделать это просто. Эксперт отличается от специалиста тем, что предлагает несколько вариантов решения задачи.

“Чтобы это проверить, я разработал простой тезис. Эксперт отличается тем, что он организует круглый стол, собирает заинтересованных со стороны клиента лиц и выбирает оптимальное решение. Проведение такой встречи, такой модерации — это и есть работа эксперта. На выходе предприниматель может совершенно спокойно, вменяемо и рассудительно принять решение, твёрдое и жёсткое. Относительно его можно строить бизнес-процессы, потому что это решение меняться не будет. Все остальное — манипуляции” — Сергей Мироненко, собственник группы компаний “Авиант”

На базе своего опыта эксперт рекомендует то решение, которое для данного бизнеса является самым оптимальным. Собственник должен рассмотреть его предложение. Далее решение можно транслировать подрядчику, который занимается автоматизацией. Не стоит терзать специалиста мыслями, что он должен быть экспертом. Это миф, который приводит нас в стан черных автоматизаторов (о них скоро выйдет отдельная статья).

№3 Состояние Дзен

“Я называю это состоянием Дзен. Тогда бизнес может спокойно отнестись к процессу автоматизации. Крайне не рекомендуется заниматься автоматизацией, когда бизнес страдает, а показатели падают. Также не нужно этого делать, когда бизнес резко и быстро растёт” — Сергей Мироненко, собственник группы компаний “Авиант”.

Автоматизация — процесс, похожий на заливку бетона. Когда материал остывает, чтобы его сломать, требуются определённые усилия. В условиях роста бизнес-процессы меняются, причём достаточно быстро. Компания должна быть гибкой. При росте показателей эффективности даже на определённых участках рекомендуется использовать гибкую автоматизацию, то есть не склоняться лишь к одному решению, которое предложил подрядчик, а пользоваться теми инструментами — платными, бесплатными, — которые закрывают конкретные задачи. Например, Google Таблицы, где отчёты можно менять хоть каждую неделю. Пока бизнес растёт, лучше всего пользоваться именно такими инструментами.

Если бизнес терпит спад, реакция должна быть аналогичной. Важно оперативно реагировать на ситуацию и по мере необходимости применять антикризисные механизмы управления. Они тоже плохо дружат с регулярным менеджментом и закреплёнными процессами.

Если ваш бизнес находится в состоянии Дзен, планово растёт, он готов к автоматизации. Это управляемый, а не взрывной рост. Плановые снижения с понятными факторами, не влияющими на вашу модель.

Заключение

Итак, компания готова к нормальному, спокойному процессу автоматизации, когда есть:

1. Собственная готовность и готовность бизнеса. Он не сопротивляется изменениям.
2. Взаимодействие с экспертами. Выбор правильных моделей.
3. Качественно принятые регламенты и политики, которые проработаны вместе с экспертами, приняты на верхнем уровне и уже действуют в компании.

Наличие этих факторов говорит о том, что пора автоматизировать бизнес-процессы. Без нервов, без срыва сроков. Тогда подрядчик в состоянии разработать план-график и в принципе уложиться в оговорённый период времени.

Мифы, которые кружатся вокруг ИТ-отрасли — 1 из 10 проектов взлетает, а 9 остаются в убытке — лишь подтверждают то, что 9 компаний были не готовы. Это можно продиагностировать на старте. Диагностика содержит всего 3 аспекта и занимает 1 рабочую неделю. Если компания не готова, необходимо перейти к реализации рекомендаций по подготовке к автоматизации. Это целый процесс, по факту прохождения которого можно приступать к автоматизации.

Проблема рынка автоматизации — рынка 1С, в частности — заключается в том, что 90% компаний затевают этот процесс, абсолютно к нему не подготовленными. Ни по одному из пунктов готовности нет. Они нанимают подрядчиков, бегают по рынку и верят в то, что могут найти волшебника в голубом вертолёте, который прилетит и угостит их эскимо. А в итоге, к сожалению, прилетают орки без вертолёта и эскимо, но с огромными пиками, которые насаживают в мягкие места заказчика. Заказчик удивлённо смотрит: “Почему же?”. Все объясняется очень просто: готовности к автоматизации не было.

К автоматизации можно и нужно подготовиться. Мы знаем, как это сделать. И мы вас подготовим. Это займёт не годы, а 2-3 месяца в зависимости от объёма предприятия. Автоматизируйте свой бизнес вовремя!

Расчет экономического эффекта от внедрения системы автоматизации

Экономический эффект от внедрения средств автоматизации может быть лишь косвенным, так как внедренные средства автоматизации не являются прямым источником дохода, а являются либо вспомогательным средством организации получения прибыли, либо помогают минимизировать затраты.

Оценить экономический эффект от использования программы можно двумя способами: простым и сложным (более трудоемкий способ, но более точный). Простой способ это некоторое упрощение сложного способа с учетом различных «оговорок». Например, если материальные затраты не меняются после внедрения программы, то их можно исключить из расчета, тем самым его упростив. Полная оценка по сложному алгоритму, как правило, проводится квалифицированными специалистами по итогам обследования бизнес-процессов предприятия. Но если необходимо быстро и приблизительно оценить эффективность внедрения средства автоматизации, то можно в представленные формулы подставлять оценочные значения затрат. Конечно, при использовании оценок затрат, а не их фактических значений, экономический эффект будет посчитан не точно, но тем не менее позволит оценить выгодность и необходимость автоматизации.

Главный экономический эффект от внедрения средств автоматизации заключается в улучшении экономических и хозяйственных показателей работы предприятия, в первую очередь за счет повышения оперативности управления и снижения трудозатрат на реализацию процесса управления, то есть сокращения расходов на управление. Для большинства предприятий экономический эффект выступает в виде экономии трудовых и финансовых ресурсов, получаемой от:

• снижения трудоемкости расчетов;
• снижение трудозатрат на поиск и подготовку документов;
• экономии на расходных материалах (бумага, дискеты, картриджи);
• сокращения служащих предприятия.

Снижение же трудозатрат на предприятии возможно за счет автоматизации работы с документами, снижения затрат на поиск информации.

Критерием эффективности создания и внедрения новых средств автоматизации является ожидаемый экономический эффект. Он определяется по формуле:

• Э_р — годовая экономия;
• Е_н — нормативный коэффициент (E_н=0.15);
• К_п — капитальные затраты на проектирование и внедрение, включая первоначальную стоимость программы.

Годовая экономия Э_р складывается из экономии эксплуатационных расходов и экономии в связи с повышением производительности труда пользователя. Таким образом, получаем:

Э_р=(Р1-Р2)+ΔР_п, (1)

• Р1 и Р2 — соответственно эксплуатационные расходы до и после внедрения разрабатываемой программы;
• ΔР_п — экономия от повышения производительности труда дополнительных пользователей.

Расчет капитальных затрат на проектирование и внедрение

В случае если оценивать экономический эффект с учетом всех деталей, то капитальные затраты на проектирование и внедрение рассчитываются с учетом длительности работ на этом этапе. Итак, рассмотрим подробнее расчет капитальных затрат на проектирование и внедрение системы автоматизации.

Под проектированием понимается совокупность работ, которые необходимо выполнить, чтобы спроектировать систему, часть системы или поставленную задачу. Под внедрением понимается комплекс работ по вводу в промышленную эксплуатацию системы с возможными ее доработками.

Для расчета затрат на этапе проектирования необходимо определить продолжительность каждой работы, начиная с составления технического задания и заканчивая оформлением документов.

Продолжительность работ определяется либо по нормативам (при этом применяют специальные таблицы), либо рассчитывают их на основании экспертных оценок по формуле:

Т₀=(3*Т_min+2*Т_max)/5 (2)

• Т₀ — ожидаемая продолжительность работ;
• Т_min и Т_max ~ соответственно наименьшая и наибольшая по мнению эксперта длительность работы.

Данные расчетов ожидаемой длительности работ приведены в Таблицу 1.

Таблица 1. Длительность работ на этапе проектирования (пример)

Наименование работ	Длительность работ, дней
	минимум	максимум	ожид.
Разработка технического задания	1	2	2
Анализ технического задания	2	5	3
Изучение литературы	5	10	7
Работа в библиотеке с источниками	—	—	—
Знакомство с основными этапами дипломной работы	1	3	2
Оформление ТЗ	1	2	2
Разработка алгоритма	2	5	3
Доработки программы	10	20	15
Отладка программы	15	20	18
Экономическое обоснование	1	3	2
Оформление пояснительной записки	3	7	5
Выполнение плакатов	5	10	8

Капитальные затраты на этапе проектирования К_к рассчитываются по формуле:

K_к=С + Z_п+M_п+H (3),

• С – первоначальная стоимость программного продукта;
• Z_п — заработная плата специалистов на всех этапах проектирования и внедрения;
• М_п — затраты на использование ЭВМ на этапе проектирования и внедрения;
• Н — накладные расходы на этапе проектирования и внедрения.

Одним из основных видов затрат на этапе проектирования является заработная плата специалиста, которая рассчитывается по формуле:

Z_п=Z_п*T_п*(l+A_с/100)*(l+A_п/100) (4)

• Z_п— заработная плата разработчика на этапе проектирования;
• Z_д — дневная заработная плата разработчика на этапе проектирования;
• А_с — процент отчислений на социальное страхование;
• А_п — процент премий.

В общем случае, расходы на машинное время состоят из расходов на процессорное время (при работе с объектным или абсолютным модулем) и расходов на дисплейное время. Формула для расчетов имеет вид:

М=t_д*С_д+ t_п*C_п (5)

• С_п и С_д — соответственно стоимости одного часа процессорного и дисплейнного времени;
• t_д и t_п — соответственно процессорное и дисплейное время, необходимое для решения задачи (час).

Расходы на эксплуатационные принадлежности определяются простым подсчетом затрат на их приобретение по оптовым (или свободным) ценам.

Так как программа разработана на современных быстродействующих компьютерах, то в дополнительном процессорном времени необходимости нет, т.е. принимаются как С_п=0 и t_п=0.

При расчете М_п следует учитывать время на подготовку исходных текстов программ, их отладку и решение контрольных примеров.

Накладные расходы согласно формулы (2) составляют 80-120% от заработной платы персонала занятого эксплуатацией программы.

В случае если проектирование и внедрение средства автоматизации полностью осуществляет сторонняя организация, то можно использовать упрощенную схему расчета, т.е. в качестве капитальных затрат на проектирование и внедрение принять суммы уплаченные сторонней организации, включая первоначальную стоимость средства автоматизации.

Состав эксплуатационных расходов

В эксплуатационные расходы входят:

• содержание информационных расходов;
• содержание персонала по обслуживанию комплекса технических средств;
• расходы на функционирование программы;
• расходы на содержание здания;
• прочие расходы.

Расходы на содержание персонала

Расходы по различным видам работающих определяем по формуле:

Z= n_iz_i*(1+ A_c/100)*(1+А_п/100)

• n_i — численность персонала 1-го вида связанная с выполнением paбот;
• A_с — процент отчислений на социальное страхование
• A_п — средний процент премий за год

Расходы на функционирование программы

Расходы на функционирование программы складываются из затрат на машинное время и затрат на эксплуатацию различных принадлежностей (бумаги, краски для принтера и т.д.).

Из формулы (5) произведем расчет расходов на функционирование программы:

При этом можно оценить аналогичные расходы до внедрения программы и сравнить полученные значения. При внедрении программы уменьшается время работы с одной и той же задачей, за чет этого уже появляется экономия.

Расчет на накладные расходы

Расходы на эксплуатационные принадлежности определяются простым подсчетом затрат на их приобретение по оптовым (или свободным) ценам.

Прочие расходы

Прочие расходы составляют от 1 до 3% от суммы всех эксплуатационных расходов.

• до внедрения программы

P_пр1 = (Z+M₁+H)*0,03

• после внедрения программы

P_пр2 = (Z+M₂+H)*0,03

• до внедрения программы

P₁=Z+M₁+H+P_пр1

• после внедрения программы

P₂=Z+M₂+H+P_пр2
Расчет экономии за счет увеличения производительности труда пользователя

Если пользователь при экономии i- вида с применением программы экономит T_i, часов, то повышение производительности труда P_i (в %) определяется по формуле:

• F_j — время, которое планировалось пользователем для выполнения работы j-вида до внедрения программы (час.).

Таблица 2. Работы пользователей (пример)

№ п/п	Вид работ	До авто­матиза­ции, мин Fj	Экономия времени, мин. DT	Повышение про­изводительности труда Рi (в %)
1.	Ввод информации	40	20	100
2.	Проведение расчетов	5	4	400
3.	Подготовка и печать отчетов	30	15	100
4.	Анализ и выборка данных	44	10	300

Экономия, связанная с повышением производительности труда пользователя Р определим по формуле:

• Z_п — среднегодовая заработная плата пользователя.

Пример

Для большего понимания материала рассмотрим в качестве примера небольшую типовую российскую организацию, занимающуюся оказанием услуг, в которой автоматизируется отдел бухгалтерии с одним рабочим местом. В качестве средства автоматизации выбрано программное средство «фирмы 1С» — «1С:Бухгалтерия Предприятия 2.0». Подразумеваем, что внедряет программное средство сторонняя организация. Стоимость «1С:Бухгалтерия Предприятия 2.0» составляет 10800 руб.

Стоимость услуг сторонней организации по ее внедрению составляют 10000 руб.

В итоге капитальные затраты на внедрение составят:

К = 10800 + 10000 = 20800 руб.

Посчитаем расходы на содержание персонала, исходя из условия, что оклад сотрудника составляет 50000 руб.

Z = 1 * 50000 * (1 + 34% / 100) = 67000 руб.

В нашем примере, для простоты, накладные и прочие расходы до и после внедрения программы будем рассматривать как неизменные, т.е. внедрение программы не вызвало экономию чернил в картриджах принтеров, расходование бумаги и т.п. Таким образом, годовая экономия будет равна экономии, связанной с повышением производительности труда пользователя.

Рассчитаем экономию за счет увеличения производительности труда сотрудника. В нашем примере бухгалтерский учет велся на компьютере, но в ручную с использованием различных программ, позволяющих хранить данные в таблицах. Например, MS Excel. В качестве исходных данных будем использовать данные, приведенные в Таблице 2.

Экономия, связанная с повышением производительности труда пользователя:

P = 67000 * 9 = 603000 руб.

В итоге получаем следующую ожидаемую экономическую эффективность:

Э = 603000 – 20800 * 0,15 = 599880 руб.

О чем говорят эти цифры? Даже при приблизительном расчете экономическая эффективность от внедрения программного средства получилась значительной. Такой она получилась за счет увеличения производительности труда сотрудника.

Соответственно потратив всего 20800 рублей мы получаем экономию за год в 599880 рублей!

Заключение

По результатам расчета экономической эффективности проектирования и внедрения средства автоматизации сразу можно , что это выгодно. Хоть выгода и косвенная, но, как правило, заметная в средне и долгосрочной перспективе. Внедрение средств автоматизации может привести к корректированию самого бизнес-процесса, так как задачи выполняются быстрее. Сотрудники могут обрабатывать большие объемы информации за свое рабочее время, что можно использовать или для уменьшения затрат на персонал или для быстрого развития бизнеса при неизменности количества сотрудников, занятых обработкой информации.

Как показывает практика автоматизация бизнес процессов, в особенности таких как расчет себестоимости продукции, подготовка регламентированной отчетности по результатам деятельности, учет взаиморасчетов с контрагентами, формирование и учет печатных документов несет в себе большой потенциал для развития и материальную выгоду с течением времени.

В процессе расчета экономический эффективности необходимо учитывать одно свойство автоматизации. Заключается оно в следующем: чем больше средств и времени потрачено на автоматизацию тем выше экономический эффект от внедрения. Объясняется это довольно просто: если качественно подойти к выбору программного продукта, качественно проработать все бизнес-процессы на этапе проектирования и внедрения, все описать и отладить, то в последующем будет потрачено гораздо меньше средств на эксплуатацию программы.

Важно отметить, что в случае если одним программным средством автоматизируются различные подразделения и сотрудники, то уменьшаются затраты на организацию документооборота между ними. Уменьшаются как временные так и материальные затраты.

Чтобы получить бесплатные консультации по покупке, внедрению и поддержке программ для вашей компаний, свяжитесь с нами по телефону +7 (495) 230-20-02 или отправьте онлайн заявку!

Форум портала FineXpert.ru

Обсуждение материалов, методик, инструментов => Автоматизация процессов => Тема начата: Романтик от 20 Декабря 2010, 12:46:59

Как распознать,или как определить,что БП требуют автоматизации? Как должен выглядеть БП готовый к автоматизации? Что должно быть прописано,работать итд.

Название: Re:Как определить момент необходимости автоматизации процессов.
Отправлено: OtTa от 05 Января 2011, 09:53:23

Как распознать,или как определить,что БП требуют автоматизации? Как должен выглядеть БП готовый к автоматизации? Что должно быть прописано,работать итд.

Критериев наверно много. Я приведу цитату из книги «Джеймс Харрингтон, К.С. Эсселинг, Харм Ван Нимвеген_Оптимизация Бизнес Процессов»: «Необходимо задаться вопросом: почему процесс не может быть выполнен в ходе одного мероприятия одним человеком на одном рабочем месте или, еще лучше, за один
момент времени без человеческого вмешательства?»

Чтобы определить требует ли БП автоматизаций (а если требует насколько), надо вникнуть в процесс поглубже. Если говорить об административных БП, Критериями могут быть степень ручной обработки документов, типичность процедур, степень отклонений, качество и критичность информаций введеной ручным способом.

Название: Re:Как определить момент необходимости автоматизации процессов.
Отправлено: Klimchuk_AA от 11 Января 2011, 21:39:20

Добрый вечер
Советую сначала ответить на вопрос «что такое автоматизация процесса»?
Автоматическое принятие решений, автоматическая обработка данных, автоматическое фиксирование информации, автоматизация производства .
Автоматизация автоматизации рознь :))))

Название: Re:Как определить момент необходимости автоматизации процессов.
Отправлено: Романтик от 12 Января 2011, 11:35:41

Добрый день! Для того,чтобы быть правильно понятой хочу описатьто,что мне хотелось бы: В отдел поступает заявка на выполнение определённой функции — хочу,чтобы я как руководитель отдела видела,когда поступила заявка,кому и когда распределена, когда работник начал работать по заявке,когда закончил и передал заказчику, объём и параметры выполненной работы,время затраченное на эту работу.Если при выполнении задания принимали участие другие сотрудники внутри отдела,кому,когда и что передавалось,результат — например «зелёные «лампочки над всеми заявками. Видеть у себя деятельность каждого сотрудника.Возможно стоит пересмотреть штатное расписание,кого -то вывести за штат, как аутсорсера, так как занятость не на полный день итп. Видеть по каким видам работ есть рекламации и на кого конкретно. :(.

Название: Re:Как определить момент необходимости автоматизации процессов.
Отправлено: Романтик от 12 Января 2011, 11:45:52

А ещё хотелось бы — так,как у меня сотрудники работают сдельно, то выполняемая работа сразу бы обрабатывалась и составлялся наряд. Чтобы мне не надо было принимать — эти вручную написанные (которые проверить трудно) список выполненной работы. А я открывая страничку или какой-то может интефейс сотрудника видела наряды, когда,что выполнено, нажать на суммирование и получила бы общий суммированный наряд на выполненные услуги с такого-то по такое-то число. Если есть рекламации ( а договоре будет оговорено,о проценте вычетов),то красным будет показано сколько,когда,за что.
Прошу прощения,по-моему разошлась. стопппп.

Название: Re:Как определить момент необходимости автоматизации процессов.
Отправлено: Романтик от 12 Января 2011, 13:19:22

,то красным будет показано сколько,когда,за что.

Как подготовить компанию к автоматизации: 6 уровней

Многие воспринимают автоматизацию, как спасение от всех проблем. Конечно, она создана для облегчения и упрощения бизнес-процессов. Но для того, чтобы все сработало, нужно выявить, ознакомлены ли все сотрудники со своими обязанностями, представляют ли траектории движения всех процессов и знают ли границы своей ответственности.

Мы не просто так решили поднять этот вопрос. По нашему опыту автоматизация не работает в тех компаниях, где нет четко отработанных бизнес-процессов. Все потому, что программы будто под лупой увеличивают тот уровень организации, который есть в компании. Если сотрудники не работают в зоне своей ответственности и ждут, когда кто-то другой сделает их работу, то и никакая CRM-система здесь не поможет.

Готовность компании к автоматизации

Мы предлагаем определить готовность вашей компании к автоматизации с помощью модели «зрелости бизнес-процессов». Эта концепция включает в себя шесть уровней эволюции, по которым организация должна постепенно подниматься и достигать идеала. Модель наглядно покажет, на какой ступени сейчас находится ваша компания и на каких задачах нужно сосредоточиться, чтобы грамотно и гармонично развиваться.

1. Отсутствующий уровень.

На этом этапе понятия бизнес-процесса еще нет. Все сотрудники действуют стихийно, только исходя из собственных представлений об идеальном продукте. В таких условиях не стоит рассчитывать на качественный результат.

2. Начальный уровень.

Здесь мы уже можем встретить начальное описание бизнес-процессов: первые инструкции и регламенты. Правда, сами сотрудники не принимают их всерьез и до сих пор работают по наитию, при этом не соблюдая дедлайны. Руководитель продолжает быть включенным в каждый процесс и пока не может оставить работников для самостоятельного функционирования.

3. Управляемый.

Некоторые бизнес-процессы уже работают без надзора руководителя. Сотрудники начинают осознавать свои обязанности, зону ответственности, появляется тайм-менеджмент и связь между отделами. Теперь дедлайны соблюдаются, но до сих пор есть риск отклонения от стандартов качества. Основной недостаток этапа – это невозможность налаженной работы всех бизнес-процессов компании. Прогресс наблюдается только в отдельных сферах.

4. Определяемый.

Теперь бизнес-процессы отработаны по всей компании. Конечный продукт качественный и вовремя выпускается. Собственник уже может не контролировать сотрудников, все происходит по отлаженной схеме.

5. Измеряемый.

На этом этапе критерием совершенствования становится KPI. То есть операции, проведенные отделами или сотрудниками, проходят мониторинг и получают оценку. Важно понимать, что только пройдя через отработку и закрепление повторяющихся процессов, компания может прийти к четко измеряемому процессу.

6. Оптимизируемый.

Теперь бизнес-процесс не нуждается во внешнем вмешательстве и работает на всех уровнях самостоятельно.

Выводы

В результате можно увидеть, как бизнес из хаотичного явления переходит в отработанные процессы, которые теперь готовы к автоматизации. Чтобы модель «зрелости бизнес-процессов» наглядно показала, на каком этапе находится компания, важно определить не уровень бизнеса в целом, а степень зрелости каждого отдельного процесса, которые есть в организации. Только так можно увидеть, что требует доработки, а что уже готово к автоматизации.

А с автоматизацией бизнеса уже мы вам поможем.