Этапы создания архива в организации
Маликова, А. Р. Этапы создания архива в организации / А. Р. Маликова. — Текст : непосредственный // Молодой ученый. — 2015. — № 23 (103). — С. 1131-1134. — URL: https://moluch.ru/archive/103/23887/ (дата обращения: 16.03.2024).
На современном этапе практически каждая организация сталкивается с проблемой хранения документов. Согласно законодательству Российской Федерации, многие документы должны храниться на протяжении в 5, 10 и иногда и 20 лет.
Архив — это учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющее хранение, комплектование, учет и использование архивных документов [1].
Архивы организаций подразделяются на:
передающие свои документы в архивные учреждения на постоянное хранение;
не передающие свои документов в архивные учреждения на постоянное хранение.
В процессе создания архива целесообразно выделить несколько взаимосвязанных этапов.
Первый этап связан с изучением нормативной правовой документации в сфере организации архивного хранения. Это является необходимым условием для разработки локальных регламентирующих актов по созданию и работе архива. Для того, чтобы создать архив организации необходимо обратиться к Федеральному закону от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Данным нормативным правовым актом регулируются вопросы хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации. С помощью этого документа работник кадровой службы получит представление об основных принципах организации архивного дела [1].
Обязательно также обратиться к Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден Росархивом 6 октября 2000 г., далее — Перечень). В Перечне прописаны документы, образующиеся в деятельности любой организации, независимо от ее вида и формы собственности. Здесь же указаны сроки, сроки их хранения [4].
Следующий документ, с которым следует ознакомиться, — это Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.). Они распространяются на архивы государственных организаций и все негосударственные организации в части обеспечения сохранности, описания, учета и использования документов Архивного фонда РФ, отнесенных к государственной собственности [3].
При создании архива не менее важен ГОСТ Р 51141–98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утвержден постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. № 28). Он устанавливает термины и определения в области делопроизводства и архивного дела, обязательные для применения во всей документации и литературе по делопроизводству и архивному делу [2].
При создании архива в организации порядок работы должен определяться специальным локальным актом, который называется Положение об архиве организации.
В Положении желательно отразить такие пункты, как общие положения работы архива, состав документов архива, функции и основные задачи, права архива и ответственность лиц, возглавляющих архив организации. Если архив организации создается как самостоятельное подразделение, его возглавляет заведующий архивом, в других случаях его функции возлагаются на лицо, ответственное за хранение документов. Эта информация также должна быть отражена в Положении об архиве организации [5].
Помимо Положения об архиве организации необходимо создать Регламент выдачи документов из архива по заявлениям сотрудников организации и запросам сторонних организаций. Выдача документов должна регистрироваться в Книге выдачи дел.
Второй этап — принятие управленческого решения о выделении штатной единицы архивариуса или создания отдельного структурного подразделения. При создании архива организации необходимо пересмотреть штатное расписание, внеся в него должности, которые будут занимать работники архива. Целесообразно также составить должностные инструкции этих сотрудников и указать конкретно, в чем будет заключаться их трудовая функция, прописать их права и обязанности.
Третьим этапом будет — выбор помещения для архива и обеспечение в нем необходимых для хранения документов условий.
Помещение для хранения документов, это должно быть специально обустроенное отдельное помещение, оснащенное техническими средствами, обеспечивающими режим хранения документов. В помещениях хранилищ не допускаются трубы водоснабжения и канализации, а также технологические выводы воды. Помещения должны быть оборудованы пожарной и охранной сигнализацией и системой пожаротушения. Над архивными помещениями, под ними и в смежных с ними комнатах не допускается располагать установки вентиляционного оборудования, бойлерные с насосными установками, компрессоры, холодильные и другие машины, производящие вибрацию. Помещения для хранения документов должны быть изолированы от бытовых, производственных, складских, лабораторных помещений и не должны иметь общих с ними вентиляционных ходов [6].
В помещении архивохранилища важно создать оптимальные условия для содержания документов. Это делается для предотвращения повреждений, вредных воздействий окружающей среды и исключающих их утрату. Соответственно в архиве должны соблюдаться определенный световой, температурно-влажностный и санитарно-гигиенический режимы.
Архивные документы на бумажном носителе следует хранить в темноте, поэтому естественное освещение в архивохранилище допускается при условии применения на окнах защитных фильтров, штор, жалюзи, окраски стекол. Для защиты документов от действия света их размещают в шкафах или на стеллажах в картонных коробках, папках или других контейнерах, изготовленных из безвредных для документов материалов.
Все виды работ с архивными документами должны проводиться при ограниченных или технологически необходимых уровнях освещения. Для искусственного освещения применяются лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой поверхностью. Допускается применение люминесцентных ламп.
Для контроля уровня температуры и влажности в хранилище устанавливают приборы (термометры — для измерения температуры воздуха; психрометры — для измерения одновременно температуры воздуха и влажности; гигрометры — для измерения влажности воздуха). Контрольно-измерительные приборы устанавливаются в главном проходе хранилища, вдали от отопительных и вентиляционных систем. Показания приборов фиксируются в журналах учета: в кондиционируемых помещениях — один раз в неделю, в помещениях с нерегулируемым режимом — два раза в неделю, при нарушении режима хранения — ежедневно.
В архивохранилище недопустимы резкие колебания температуры и влажности. При длительном повышении относительной влажности воздуха до 80–90 % необходимо принимать меры по нормализации условий хранения документов (интенсивное проветривание, осушение хранилищ, устранение причин роста влажности).
Во избежание появления в архиве плесени, грызунов, насекомых, пыли помещения архива должны содержаться в чистоте. В хранилище должна быть обеспечена свободная циркуляция воздуха, исключающая образование непроветриваемых зон, опасных в санитарно-биологическом отношении.
Четвертый этап создания архива — техническое обеспечение архивного подразделения. Для размещения документов в архиве организации используют металлические стеллажи или металлические шкафы.
Стеллажи устанавливают перпендикулярно стенам с оконными проемами, а в помещении без окон — с учетом особенностей помещения и оборудования. Нельзя размещать стеллажи (шкафы) вплотную к наружным стенам здания из-за возможности их промерзания или вплотную к источникам тепла из-за возможности перегрева.
Существует разработанная специалистами методика расчета площадей под размещение архива. При определении площади исходят из следующих данных:
стеллаж длиной 1 м вмещает 30 папок типа «Корона» или 50 папок-скоросшивателей;
обычный архивный стеллаж высотой 2 м 30 см имеет 12 полок.
Таким образом, на одном стеллаже размещается: максимум — 600 дел, минимум — 350–400 дел.
При подсчете нужно также учитывать: расстояние между стеллажами — не менее 0,8 м, ширина стандартного стеллажа — 65 см, длина — чуть более 1 м, учитывая толщину боковых стоек.
Для расчета площадей необходимо знать количество дел, подлежащих хранению, а также учитывать, сколько дел поступит на хранение как минимум в ближайшие три-пять лет.
Порядок расположения документов в хранилище определяется планом (схемой) их размещения. Для закрепления места расположения документов в архивохранилище все помещения архива, а также стеллажи, шкафы, полки нумеруются сверху вниз, слева направо, от входной двери по часовой стрелке. Кроме того, составляются постеллажные, а если в архиве организации хранятся документы нескольких фондов (например, в архиве организации хранятся документы организации до ее акционирования или документы головной организации и ее филиалов — в этих случаях архивы организации до акционирования и после будут являться отдельными фондами, также, как и архив головной организации и архивы филиалов), то и пофондовые указатели, где обозначается место размещения документов.
Если в организации нет лица, отвечающего за хранение документов, ответственность за их сохранность несет руководитель организации.
Карточки постеллажного топографического указателя составляются на каждый стеллаж и прикрепляются на его торцевой стороне. Карточки пофондового топографического указателя составляются на каждый фонд и располагаются в картотеке в порядке номеров фондов.
Пятый этап связана с организацией передачи дел в архив.
Подготовка дел кадровой службы к передаче в архив организации делится на основные стадии: формирование дел в службе кадров; оформление дел; экспертиза ценности документов. Формированием дел принято называть группирование документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизацию документов внутри дела [6].
При выделении документов с истекшим сроком хранения к уничтожению или передаче на архивное хранение проводится экспертиза ценности документов. Но на экспертизу принимаются только документы, оформленные в дела. Полное оформление дела подразумевает подшивку или переплет дела, нумерацию листов, составление заверительной надписи дела, внутренней описи документов, оформление обложки дела. Документы с постоянным и временным (свыше 10 лет) сроком хранения формируются в тома, следует учитывать, что в каждом томе должно быть не более 250 страниц.
В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению, при этом разрешается не проводить пересистематизацию документов в деле, не нумеровать листы дела и не составлять заверительные надписи.
Работники архива, совместно с руководителем организации, несут ответственность за утрату и уничтожение документов, нарушение доступа и несоблюдение условий хранения к документам.
Таким образом, в данной статье автором исследовались этапы создания архива в организации. Процесс создание архива требует достаточного количества времени и труда.
- Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (с изменениями на 4 декабря 2006 года). URL: http://base.garant.ru/12137300/ (дата обращения: 12.09.2015).
- ГОСТ Р 7.0.8–2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». URL: http://base.garant.ru/70650732/ (дата обращения 12.10.2015).
- Основные правила работы архива организации от 06.02.2002 г. (г. Москва, 2002). URL: http://www.consultant.ru (дата обращения 12.10.2015).
- Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. Росархивом 6 октября 2000 г.) (с изменениями от 27 октября 2003 г.) URL: http://www.kadrovik.ru/docs/perechen.tipovyh.upravlencheskih.dokumentov.htm (дата обращения 21.11.2015).
- Алексеева Е. В. Архивы и право: современное состояние и перспективы развития / Делопроизводство. 2003. № 2 (31). С. 77–84.
- Гришина М. В. Архив предприятии: организация хранения документов // Кадровые решения. 2011. № 2
Основные термины (генерируются автоматически): архив организации, документ, дело, хранение документов, архив, помещение, Российская Федерация, создание архива, стеллаж, хранение.
Условия хранения документальных материалов в государственных архивах Сибири в послевоенный период (1945-1952 гг. ) Текст научной статьи по специальности «История и археология»
Аннотация научной статьи по истории и археологии, автор научной работы — Боброва Виктория Сергеевна
Анализируются вопросы истории архивного дела в Сибири в послевоенный период. Основное внимание уделено проблеме создания условий хранения архивных документов в государственных архивах Сибири в 1945 1952 гг. Делается вывод о том, что развитие архивов Сибири в обозначенный период происходило экстенсивным путём и не привело к заметным улучшениям условий хранения архивных документов. Статья основана на широком круге архивных источников, собранных автором в центральных и сибирских архивах России.
i Надоели баннеры? Вы всегда можете отключить рекламу.
Похожие темы научных работ по истории и археологии , автор научной работы — Боброва Виктория Сергеевна
Из истории государственного архива Новосибирской области: под управлением НКВД–МВД СССР (1939–1960 гг. )
Сибирь как база для эвакуации архивных документов в годы Великой Отечественной войны (1941-1945 гг. )
История архивного дела на Алтае по материалам государственного архива Алтайского края (XVIII — начало XX В. )
Архивное дело Чечни в 1918 — начале 1990-х гг
Архивы Краснодарского края в годы Великой отечественной войны
i Не можете найти то, что вам нужно? Попробуйте сервис подбора литературы.
i Надоели баннеры? Вы всегда можете отключить рекламу.
Conditions of keeping documentary materials at the state archives of Siberia during the post-war period
Issues of the history of archiving in Siberia during the post-war period have been analyzed. Special attention was paid to the problem of creation special conditions for keeping archive documents dated 1945 1952 at the state archives of Siberia. The following conclusion is made: the development of the archives of Siberia during the period of time mentioned above was held quite extensively and it didn’t lead to any significant improvements concerning conditions of keeping the archive documents. The article is based on the large range of archival sources gathered by the author in Siberian and Central Archives of Russia.
Текст научной работы на тему «Условия хранения документальных материалов в государственных архивах Сибири в послевоенный период (1945-1952 гг. )»
ИСТОРИЧЕСКИЕ НАУКИ «ОМСКИЙ НАУЧНЫЙ ВЕСТНИК» № 6 (82), 2009
редактором газеты «Атамекен» стал Дастан Бейсен-баев. Редакция газеты была намерена издавать газету один раз в месяц [7].
На протяжении многих лет, с начала 90-х годов, видные ученые, инициативные группы омских казахов пытались создать в Омской области постоянный печатный орган. Но эта задача так и не была решена. С одной стороны, не было согласованности между «верхним» и «нижним» кабинетом. Если существовал творческий коллектив, то не было средств на издание газеты. Редакционный коллектив не хотел быть «младшим партнером», а меценаты претендовали занять высший пьедестал почета. С другой стороны, местная власть, как обычно, ссылалась на нехватку средств, издательского оборудования, журналистских кадров. Так, Омская региональная общественная организация Сибирского центра казахской культуры «Молд1р» вместе с ответственным редактором газеты «Жулдыз» К. Темербалиновым были в числе соискателей конкурса муниципальных грантов и были представлены в номинации «Развитие национальной культуры». Однако грант в 150 тыс. на поддержку издания ежемесячной газеты казахской общины «Жулдыз» не был выигран.
В заключение можно сделать следующие выводы:
— все казахские газеты принадлежали религиозным объединениям и общественным организациям;
— среди казахских и татарских бизнесменов на изучаемый период не было понимания этой важной проблемы. Как следствие, отсутствие достаточной спонсорской поддержки.
— с распадом СССР разрушилась и система рас-
пространения казахской печати, издававшейся в Казахской ССР.
— все вышеуказанные газеты, издававшиеся в Омской области, печатались небольшими тиражами от 500 до 999 экземпляров;
— инициаторам создания газет так и не удалось наладить деятельность по их распространению на платной основе.
1. Мусульмане Омского Прииртышья на пороге тысячелетия : сб. документов / Сост. С.В. Новиков, И.А. Турсунов, И.В. Новикова. — Омск : Омск. гос. ун-т, 2003. — С. 187.
2. Вестник культуры. — Пресс-бюллетень (спецвыпуск). — 1994. -№ 2(8).
3. Минарет. — 1994. — № 0, 1, 2.
4. Культурно-просветительский альманах «Омбы даусы», посвященный 105-летию Хошмуханбета Кеменгерова. — Омск, 2001. — С. 48.
5. «Замандас». — 2006. — № 1.
6. «Жулдыз». — 2009. — № 1(4).
7. Исламский информационно-аналитический портал // http://www.islamrf.ru/news/culture/c-news/5812/.
БЕКБАЕВА Асия Галыевна, аспирантка кафедры истории и регионального развития.
Дата поступления статьи в редакцию: 11.03.2009 г.
УДК 94 (47). 084 / 930. 25 (571) В. С. БОБРОВА
Омская гуманитарная академия
УСЛОВИЯ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТАЛЬНЫХ МАТЕРИАЛОВ В ГОСУДАРСТВЕННЫХ АРХИВАХ СИБИРИ В ПОСЛЕВОЕННЫЙ ПЕРИОД (1945-1952 гг.)_____________________________________
Анализируются вопросы истории архивного дела в Сибири в послевоенный период. Основное внимание уделено проблеме создания условий хранения архивных документов в государственных архивах Сибири в 1945 — 1952 гг. Делается вывод о том, что развитие архивов Сибири в обозначенный период происходило экстенсивным путём и не привело к заметным улучшениям условий хранения архивных документов. Статья основана на широком круге архивных источников, собранных автором в центральных и сибирских архивах России.
Ключевые слова: архив, архивное дело, Государственный архив, история СССР, история Сибири.
История архивов и архивного дела в послевоенные в Сибири, внимания практически не уделено [1, 2]. годы изучена меньше, чем какой-либо другой период В региональной историографии до настоящего архивного строительства в СССР. В обобщающих времени акцент делался на рассмотрение вопросов работах анализируются наиболее общие тенденции истории сибирских архивов до перехода в ведение развития архивного дела в СССР, тогда как проблемам НКВД СССР в 1938— 1939 гг., в имеющихся статьях организации архивного дела в регионах, в частности обзорного характера послевоенные годы освещают-
ся бегло и излишне обобщенно. В настоящей работе ставится задача восполнить указанный пробел, подвергнув исследованию достаточно сложный для научного осмысления период истории архивов Сибири в 1945—1952 гг. Основное внимание будет уделено одной из центральных проблем в архивном деле — созданию условий для хранения архивных документов в государственных архивах. В связи со спецификой архивного материала и постоянно прогрессирующим увеличением архивной массы эта проблема является всегда актуальной для архивистов.
Наметившееся в процессе перехода архивов в ведение НКВД (с 1946 г. — МВД) СССР усиление внимания к организационным вопросам архивного строительства в Сибири было прервано войной. В послевоенный период одной из главных проблем для большинства архивов Сибири по-прежнему являлось отсутствие помещений, удовлетворяющих требованиям хранения архивных материалов. Наиболее распространенный тип помещений, в которых размещались архивы Сибири к концу войны, — темный, холодный, сырой подвал или разрушающееся церковное здание, которые не только не способствовали сохранности и приведению в порядок архивных документов, но часто являлись причиной их гибели. Например, Государственный архив Омской области (ГАОО) с 1924 г. размещался в тесном полуподвальном этаже здания облисполкома, через архивохранилище проходили канализационные и водопроводные трубы, в помещении не хватало естественного света. Архивохранилище Тарского филиала ГАОО, перегруженное документами, находилось на первом этаже холодного каменного здания бывшей церкви, второй этаж которой занимал местный музей. Работа Государственного архива Новосибирской области (ГАНО) была затруднена рассредоточением архивохранилищ в 3-х помещениях в разных частях г. Новосибирска [3]. Чрезвычайно тяжелым и постоянно усугубляющимся являлось состояние Государственного архива Алтайского края (ГААК), располагавшегося с 1939 г. в здании бывшей Знаменской церкви г. Барнаула. В отчете о работе ГААК за 1944 г. так охарактеризовано помещение архива: «. крыша во многих местах раскрыта, атмосферные осадки, попадая на потолочные перекрытия, смачивают штукатурку, которая не только засыпает материалы известковой пылью, но и грозит обвалом. Окна в куполе разбиты, зимой материалы заносятся снегом. Деревянная основа здания сплошь заражена грибком и плесенью, которые, пробиваясь через плинтус, заражают деревянное оборудование госархива, документальные материалы и грозят им значительными разрушениями, гибелью.» [4]. Очевидно, что такие условия отрицательно влияли на сохранность архивных документов в ГААК. Архивные материалы Государственного архива Иркутской области (ГАИО) были рассредоточены в необорудованных, не отапливаемых помещениях в разных частях города. Материалы отдела фондов Октябрьской революции и отдела секретных фондов ГАИО находились в каменном здании бывшей Преображенской церкви, пригодном для хранения документов, но загруженном на 95 %. Дореволюционные фонды размещались в требовавшем капитального ремонта помещении бывшего Иркутского генерал-губернаторского архива, в окнах которого отсутствовали стекла, и в сыром, не пригодном для длительного хранения документальных материалов здании бывшего винного склада. Из-за неудовлетворительных условий хранения архивные материалы дореволюционного периода ГАИО подвергались постепенному разрушению [5]. В более благо-
приятном положении находились Государственный архив Томской области (ГАТО) и Государственный архив Красноярского края (ГАКК). Томский архив занимал шестиэтажное каменное здание бывшего ломбарда, в котором имелось 12 просторных залов с паровым отоплением, электрическим освещением и двусторонними стеллажами. Однако из-за неисправности отопительного оборудования архивохранилище часто не отапливалось. Кроме того, часть здания, в котором находился архив, была занята под квартиры, из-за прорыва канализационных труб архивохранилище нередко затапливалось грязной водой, и в ГАТО возникали аварийные ситуации. Наследием военных лет была переполненность архивохранилищ ГАТО эвакуированными документами и размещением в его здании образованного в 1943 г. в Томске Центрального государственного архива РСФСР Дальнего Востока (ЦГА РСФСР ДВ), а также Томского партархива. ГАКК располагался в просторном, сухом и светлом двухэтажном помещении бывших торговых рядов, площадью до 1500 кв. м., которое было закреплено за архивом в начале 1930-х годов. Но в здании ГАКК не было отопления, электричества и водопровода, требовалось проведение капитального ремонта. Относительно удовлетворительным являлось состояние филиалов ГАКК [6]. Исключение составлял архив Хакасской автономной области, размещавшийся в сыром и темном подвале областной администрации. Чрезвычайно неблагоприятным являлось состояние городских и районных архивов Сибири, которые в лучшем случае ютились в комнатках, предоставленных райисполкомами, в худшем — вообще не имели помещений.
Таким образом, условия, в которых находилось большинство архивов Сибири, не способствовали, ни сохранности архивных материалов, ни проведению над ними архивно-технических работ, ни использованию их исследователями. Между тем, распоряжением СНК СССР от 2 сентября 1945 г. краевые и областные архивы с филиалами, наряду с центральными государственными архивами СССР и союзных республик и Центральной научно-исследовательской лабораторией НКВД СССР, были включены в число научно-исследовательских учреждений СССР [7]. Это решение не отразилось на реальном положении сибирских архивов, за исключением поддержания в архивном сообществе характерного для послевоенной атмосферы духовного подъема. Очевидно, что все силы и средства после окончания Великой Отечественной войны уходили на восстановление разрушенных войной западных регионов страны и поднятие жизнеобеспечивающих отраслей экономики. Но и после завершения восстановительного периода вопросам создания благоприятных условий для сохранности архивного фонда в Сибири не уделялось достаточно внимания. Послевоенные годы в истории государственных архивных учреждений Сибири — это время продолжения кропотливой, зачастую подвижнической работы сибирских архивистов по сохранению и приведению Государственного архивного фонда (ГАФ) в порядок в нередко тяжелых и вредных для здоровья архивных работников условиях.
Изменения в состоянии архивохранилищ Сибири в рассматриваемый период происходили очень медленно и экстенсивным путем. Архивам чаще всего предоставляли дополнительные временные помещения, которые только усугубляли ситуацию, так как на их переоборудование приходилось отнимать всегда дефицитные в архивной отрасли время и средства. Перемещение архивных материалов в такие помещения,
«ОМСКИЙ НАУЧНЫЙ ВЕСТНИК» № 6 (82), 2009 ИСТОРИЧЕСКИЕ НАУКИ
ИСТОРИЧЕСКИЕ НАУКИ «ОМСКИЙ НАУЧНЫЙ ВЕСТНИК» № 6 (82), 2009
как правило, себя не оправдывало. Например, появившееся в 1946 г. у Омского областного архива второе архивохранилище представляло собой холодный склад, работать в котором из-за отсутствия отопления было невозможно [8]. Крайне тяжелым в 1940-е годы являлось положение Омского городского архива. Формально образованный решением Омского горсовета от 20 октября 1943 г. вследствие выполнения постановлений обкома ВКП(б) и облисполкома от 16 июня 1943 г. [9], он не имел помещения вплоть до 1945 г. В 1945 г. архиву в административном порядке было передано здание, занимавшееся до этого обществом слепых. Вступивший в сентябре 1945 г. в заведывание Омским городским архивом В.Н. Христолюбов нашел его в следующем состоянии: «Помещение, где должны храниться архивные материалы, полностью не отремонтировано [. ] окна не имеют на 50 % стек[ол], ворота падают, забор вокруг двора [. ] требует восстановления.» [10]. В 1947 г. возникла угроза выселения архива в связи с попытками общества инвалидов вернуть здание [11]. Во второй половине 1940-х годов в Омской области удалось поправить положение только Тарского филиала ГАОО. После личного ознакомления с работой архивного отдела и областного госархива в феврале 1947 г. начальником УМВД по Омской области и принятия Омским облисполкомом 20 марта 1947 г. решения «О состоянии и хранении документальных материалов в государственных архивах области» документальные материалы Тарского филиала ГАОО в октябре 1947 г. были перемещены из церкви в новое каменное, сухое, светлое здание клуба Тарского РО МВД [12].
В катастрофической ситуации продолжал находиться Алтайский краевой архив. В отчете о работе ГААК за 1947 г. в очередной раз отмечалось, что помещение, занимаемое госархивом, не соответствует своему назначению. Вопрос о предоставлении нового помещения, поставленный начальником архивного отдела УМВД перед крайисполкомом, положительного решения не получил. Работники архива, чтобы предотвратить гибель архивных материалов, вынуждены были переносить их со стеллажей в места, менее доступные проникновению атмосферной влаги, вручную осуществлять просушку документов и сами ремонтировать крышу, двери и стеллажи архивохранилища [13].
В сложном положении оставался Иркутский областной архив. Ходатайство архивного отдела перед Иркутским облисполкомом об отведении под архив пригодного помещения в 1945 г. не было удовлетворено из-за неимения таковых в городском жилищном фонде. Облисполком принял решение о необходимости в 1946 г. начать строительство в г. Иркутске специального архивного здания [14], но СНК РСФСР не утвердил решение регионального органа исполнительной власти. В декабре 1947 г. начальники архивного отдела УМВД и ГАИО вынуждены были обратиться с письмом к заведующему торговым отделом облисполкома с просьбой выделить для работы в архиве 10 штук телогреек и 5 пар валенок, в очередной раз напоминая, что областной архив «размещен в зданиях, не приспособленных для отопления, в связи с чем научным и другим работникам архива приходится работать в верхней одежде» [15].
С конца 1940-х годов руководством архивной службы начали предприниматься меры по переводу архивной отрасли с экстенсивного на новый — интенсивный — уровень развития. В 1948 г. специалисты Главного архивного управления (ГАУ) МВД СССР разработали и разослали в регионы проект инструк-
ции по технике хранения документальных материалов в госархивах СССР, где большое внимание уделялось созданию технических условий, обеспечивающих наилучшую сохранность архивных документов. В проекте инструкции были сформулированы требования, которым должны отвечать архивные помещения. В частности, архивохранилища нельзя было располагать вблизи столовых, продовольственных магазинов и складов, а также жилых помещений. Требовалось, чтобы здания госархивов были капитальными и огнезащищенными, в их помещениях отсутствовали открытые водопроводные и канализационные магистрали. Запрещалось размещение архивохранилищ в чердачных и подвальных помещениях, за исключением специально выстроенных и оборудованных для этих целей подземных сооружений. Обращалось внимание и на планировку зданий, которая должна была обеспечивать нормальную работу архивов в соответствии с техническим и температурным режимом хранения документальных материалов. В это же время руководством архивной службы перед госархивами ставились задачи рационализации архивно-технических работ [16].
В архивах Сибири предложения руководства ГАУ не нашли соответствующего отклика. Развитие архивного дела в регионе продолжало осуществляться экстенсивным путем. Некоторые изменения произошли только в Томской области и Красноярском крае, где исторически закрепленные за архивами помещения позволили несколько улучшить условия хранения архивных документов. В ГАТО вследствие перемещения ЦГА РСФСР ДВ в специально построенное в 1948 г. для него здание, а партархива в помещение обкома ВКП(б), высвободилась площадь в 680 кв. м, необходимая для дальнейшей концентрации и хранения документальных материалов [17]. В Красноярском крае в 1949 г. краевой исполнительной властью были выделены дополнительные средства на развитие архивного дела, позволившие осуществить капитальный ремонт зданий ГАКК и Ачинского филиала, а также текущий ремонт помещений Минусинского и Канского филиалов краевого госархива и Енисейского районного государственного архива [18]. Тогда же из ГАКК в здание краевого комитета ВКП(б) переехал партархив, освободив под государственные архивохранилища 5 комнат [19]. В крайне затруднительном положении продолжал находиться Хакасский архив, который занимал сырой, темный подвал облисполкома Хакасской автономной области. Через архивохранилище госархива проходили посетители партархива. В 1949 г. ситуация еще более усугубилась: облисполком Хакасии вынес решение выселить госархив, предоставив взамен другой сырой и совершенно непригодный для хранения архивных документов подвал [20].
По-прежнему нестабильным продолжало оставаться состояние ГААК. В 1948 г. Алтайский крайисполком принял предложение УМВД построить служебное помещение для архивного отдела и краевого госар-хива, чтобы освободить занимаемую административными помещениями площадь под архивохранилище, отремонтировать крышу и произвести капитальное переоборудование здания архива, сделав в нем три этажа. Своевременная реализация этих мер позволила бы увеличить полезную площадь архивохранилища более чем в 2 раза и предоставила бы возможность ГААК заниматься комплектованием на протяжении 8—10 лет. Однако необходимые для осуществления реконструкции средства не были вовремя предоставлены, что повлекло за собой не только консервацию строительства на неопределенное время, но и разру-
шение стен начатой постройки. В ходе проверки в ноябре 1949 г. состояния и работы архивных органов Алтайского края инспектурой ГАУ обращалось внимание на сохранявшееся, несмотря на имевшуюся 5-летнюю переписку и предпринятые к ремонту усилия, неудовлетворительное состояние здания краевого архива. Из-за переполненности архивохранилищ ГААК в течение 9 лет не имел возможности осуществлять комплектование архива документальными материалами, а из-за отсутствия надлежащего рабочего помещения и читального зала не было условий для занятий научными сотрудниками госархива научноисследовательской работой и привлечения к этому научных сил края [21]. Вопрос об оказании помощи для завершения переоборудования ГААК передавался на рассмотрение депутата Верховного совета СССР, а также ставился Алтайским крайисполкомом в Совете министров РСФСР [22]. Однако работы по переоборудованию ГААК затянулись и на последующие 1950-е годы, причем в 1950 — 1952 гг. приоритетное внимание уделялось созданию благоприятных условий для хранения секретных материалов. В отчете ГААК за 1951 г. указывалось об осуществлении ремонта крыши краевого архива на 75 %, перестройке внутренних помещений старого здания, производстве дополнительных стеллажей и пристройке к архивохранилищу нового помещения площадью 50 кв. м для рабочей комнаты и картотек отдела секретных фондов [23]. Лишь в 1952 г. крыша над архивохранилищем ГААК была полностью отремонтирована, и тем самым был «ликвидирован существенный недостаток в обеспечении сохранности документов, имевший место в течение 15 лет» [24]. В отчете за 1952 г. сообщалось, что «в настоящее время архивохранилище гарантировано от попадания атмосферной влаги», удалось сделать цементированный пол, пробить окна, построить междуэтажные перекрытия с капитальными полами, установить стеллажи. В результате осуществленных мер отделы секретных и дореволюционных фондов были размещены в непосредственной близости к документальным материалам, следствием чего должно было стать значительное сокращение расхода времени на подноску материалов и другие виды архивно-технических работ. На этом рационализация архивного дела в Алтайском крае была завершена.
Традиционно запаздывала по внедрению новых методов работы и качественному изменению состояния архивного дела Иркутская область. В 1949 г. основное внимание уделялось реконструкции архивохранилища отдела фондов Октябрьской революции и социалистического строительства ГАИО с целью разделения помещения капитальной стеной и выделения особого хранилища для отдела секретных фондов [25]. В ходе обследования работы архивных органов Иркутской области в июне 1949 г. инспектурой ГАУ указывалось на настоятельную необходимость сосредоточения всех материалов областного госархива в одно здание [26]. Однако состояние Иркутского областного архива законсервировалось в прежнем аварийном состоянии. Несмотря на рекомендации ГАУ и предпринятые в конце 1940-х годов попытки по перемещению находившихся под угрозой уничтожения материалов отдела дореволюционных фондов из разрушающегося полуподвального помещения, это архивохранилище было сохранено, подвергшись косметическому ремонту. В ноябре 1950 г. состоялось обследование состояния архивно-технической обработки и хранения документальных материалов в ГАИО комиссией УМВД по Иркутской области, отметившей, что «случаев гибели документов не было, но существовавшая
до 1949 г. крайне повышенная влажность воздуха привела к тому, что значительная часть дел покрылась плесенью» [27]. Для нормализации условий хранения документов в этом архивохранилище в 1950 г. была проведена внутренняя побелка и ремонт печей, производилась просушка документальных материалов и топка печей для поддержания сухого воздуха, что вряд ли могло кардинально улучшить состояние архивных документов. Комиссией УМВД в очередной раз ставился вопрос о проведении капитального ремонта архивохранилищ. Кроме того, теперь перед ГАИО возникла настоятельная необходимость замены второго архивохранилища отдела дореволюционных фондов, в котором образовались «трещины стен и потолков, угрожающие обвалом» [28]. Никаких решительных мер для изменения ситуации в областном архиве ни комиссией УМВД, ни региональными органами исполнительной власти предпринято не было.
В Новосибирской области в результате настоятельных требований архивного отдела и объединенных усилий руководства УМВД, обкома ВКП(б) и облисполкома для Новосибирского городского архива в 1950 г. был выделен подвал в здании горсовета. Но новое помещение оказалось не лучше прежнего: через подвал проходили оголенные трубы отопительной системы, в период отопительного сезона в хранилище держалась высокая температура, и чтобы можно было работать, заведующая городским архивом Н.Н. Якимова, больная туберкулезом, вынуждена была поливать пол помещения холодной водой [29]. Ходатайство Новосибирского облисполкома перед правительством РСФСР о строительстве в Новосибирске специализированного здания под областной государственный архив в 1950 г. не получило положительного результата [30]. Также как не получило утверждения Госпланом РСФСР решение Омского облисполкома о включении в проект плана народнохозяйственного строительства специализированного архивного здания в Омске [31].
Создание условий для сохранности архивных материалов является одной из основополагающих задач в архивном деле. Спецификой послевоенной истории архивного дела в Сибири было то, что в этот период не был решен даже первичный уровень обозначенной проблемы, а именно размещение архивохранилищ в пригодных помещениях. Предпринимавшиеся с конца 1940-х годов руководством ГАУ попытки перевести развитие архивной отрасли на новый уровень не были реализованы в Сибири. Сибирские архивы на протяжении всего периода развивались экстенсивным путем. Вследствие этого к началу 1950-х годов заметного улучшения в условиях хранения архивных материалов, в технике их архивно-технической обработки, а значит, и в создании условий для научного использования, в архивах Сибири не произошло.
1. Хорхордина Т.И. История и архивы. — М. : Российский гос. гуманит. ун-т., 1994. — 360 с.
2. Савин В.А. «Хранить нельзя уничтожить». Формирование и организация Государственного архивного фонда РСФСР — СССР. 1918 — 1950-е годы. — М. : Российский гос. гуманит. ун-т, 2000. — 225 с.
3. Государственный архив Новосибирской области (ГАНО). Ф. Р-2. Оп. 2 А. Д. 9. Л. 1 об.
4. Центр хранения архивного фонда Алтайского края (ЦХАФАК). Ф. Р-472. Оп. 1. Д. 37. Л. 13.
5. Государственный архив Иркутской области (ГАИО). Ф. Р-327. Оп. 1. Д. 29. Л. 45.
«ОМСКИЙ НАУЧНЫЙ ВЕСТНИК» № 6 (82), 2009 ИСТОРИЧЕСКИЕ НАУКИ
ИСТОРИЧЕСКИЕ НАУКИ «ОМСКИЙ НАУЧНЫЙ ВЕСТНИК» № 6 (82), 2009
6. Государственный архив Красноярского края (ГАКК). Ф. Р-1836. Оп. 9. Д. 1. Л. 7-8.
7. ГАНО. Ф. Р-2. Оп. 2 Б. Д. 64. Л. 43.
8. Государственный архив Омской области (ГАОО). Ф. Р-261. Оп. 1. Д. 375. Л. 3. Д. 359. Л. 11.
9. Там же. Ф. Р-367. Оп. 1. Д. 1. Л. 4.
Этапы создания электронного архива
Чтобы создание электронного архива было выполнено грамотно и качественно, документы необходимо обрабатывать последовательно. Работа по его созданию включает в себя 4 этапа:
1. Сначала выполняется подготовка бумаг для сканирования. Современная техника позволяет это сделать при выполнении некоторых требований к материалам. Листы нужно расшить, раскрепить и развернуть. Удалить из стопок всевозможные металлические предметы (булавки, скрепки, скобы). Для уменьшения времени на распознавание документа сканером на предмет ориентации. Желательно сложить листы так, чтобы тексты были сориентированы в одном направлении. В зависимости от результата, который нужно получить при сканировании, лучше систематизировать документы по содержанию, датам, нумерации.
2. Следующим этапом, характеризующим создание электронного архива, будет являться оцифровка. При этом документы переводятся в электронный вид. В зависимости от качества бумаги, содержания и формата текста сканирование может быть планшетным или поточным. Некоторые организации ошибочно считают, что распознавание документации для создания электронного архива не представляет собой ничего сложного и любой работник сможет с этим справиться. Но, как показывает практика, это не так. Следует доверить этот процесс специалистам, оказывающим услуги по сканированию документов, для получения в дальнейшем полноценного архива.
3. Обработка и структурирование сканированного материала – третий этап. После перевода документа в цифровой вид, необходимо произвести верификацию изображения. На этом этапе происходит обработка по улучшению качества полученного текста, а при необходимости его реставрация. В общем процессе работы по сканированию этот этап является наиболее трудоемким и занимает достаточно много времени. Под структурированием полученных данных подразумевается создание всевозможных каталогов с необходимой дополнительной информацией для групп документов или для одного из них, которая в дальнейшем будет служить для поиска нужного материала.
4. Создается системы поиска. В зависимости от индивидуальных потребностей организации они могут быть разными по сложности. Поиск документов может осуществляться по электронным полям или по контексту содержания. Немаловажное значение имеет расширение, в котором сохраняется отсканированный текст. Это может быть pdf или tif формат. Очень часто клиенты хотят иметь документы в двух различных видах. При многопользовательском режиме удобнее хранить документы с расширением pdf.
Архив с нуля
Так или иначе в любой компании есть архив. Но одно дело, когда архивное хранение в организации структурировано, есть ответственный за ведение архива и весь процесс отлажен и идет своим чередом, и совсем другое, когда документы хаотично разложены по шкафам и папкам, или, что еще хуже, просто свалены в углу кабинета. И вот в таком случае, при необходимости или при проверке соответствующими органами отыскать нужную бумагу представляется довольно сложным делом.
Если в вашей компании все еще нет архива, пора заняться его созданием. Это не только поможет навести порядок в документах, но и создаст существенный прирост в производительности организации в целом. Эффективно организованный архив обеспечит доступ ко всем документам предприятия быстро, а вы будете спокойно и уверены, что ни одна бумага не потеряется.
Давайте посмотрим, как можно организовать архив своими силами и с чего стоит начинать.
Место архива в делопроизводстве
Многие руководители не считают важным создание архива, особенно на начальном этапе существования компании. А зря. Пока компания молодая объем документооборота, конечно, не такой большой, но вот через несколько лет бумаг станет так много, что создание отдельного архива будет довольно трудоемкой задачей, даже несмотря на развитие компьютерной автоматизации. Создание архива отнимает в делопроизводстве значительные людские и финансовые ресурсы. Потому лучше на начальном этапе побеспокоиться и обеспечить структурированное хранение документов в организации.
Архив — это не только порядок в документах, но и определенный показатель того, что было сделано в вашей компании, а что нет. Фактически, любая актуальная документация в любой организации может рассматриваться как пополнение архива. Перед началом создания архива необходимо учитывать юридические тонкости. Ведь все-таки вы организуете хранение документов компании, которые могут содержать конфиденциальную информацию или персональные данные.
Несмотря на информатизацию общества, роль традиционных архивов на физических носителях остается немалой
Юридические основы ведения архива: кому нужно создавать архив
Ведение архива требуется независимо от формы документооборота и может осуществляться как своими силами, так и с привлечением сторонних фирм.
Хранить документы вне своей организации, довольно дорогостоящая услуга, плюс быстро получить доступ к требуемой бумаге будет проблематично. Потому многие выбирают архивное хранение внутри своей компании — создают под архивное хранение отдельный кабинет, а иногда и целое помещение.
Непосредственно за документацию отвечает начальник хранилища. Если организация невелика, а расширения штата не предвидится — то архивом заведует либо секретарь, кадровик, либо те сотрудники фирмы, которые изначально отвечали за документооборот.
Перед тем, как приступить к созданию архива изучите Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
Это, можно сказать, основной документ, который формирует базу для законов на уровне субъектов РФ, определяет правила работы с архивными бумагами, имеет значение для перечней документов, определяющих срок хранения и др. Он констатирует положение, а в правилах, перечнях и инструкциях раскрывается, как действует положение, и как его применять.
Совокупность всех этих документов отражает суть юридических основ создания и обеспечение архивного хранения. К тоже они являются обязательными к применению для организаций всех форм собственности.
Бумажный и электронный архив
Процесс создания архива сегодня вовсе не обязательно включает бумажные записи. По традиции, все важные(и в государственном, и в частном смысле) документы имеют бумажные дубликаты, однако их значение в последние годы значительно пересматривается. Плюс традиционных физических носителей — энергонезависимость. Прочесть с листа можно всегда, никакой привязки к электронике. Минус — чрезвычайная хрупкость бумаги. Стандартный писчий лист очень тонкий и моментально отсыревает. Любой архив с традиционными документами обязан храниться в строжайших условиях соблюдения влажности воздуха, пылезащищенности, ограничения яркости света и т.д.
Электронный же архив — технология повседневности и будущего. Все наиболее передовые методы защиты касаются именно электронной формы хранения документов. Законодательная же база, к сожалению, запаздывает и тем самым серьезно ограничивает применение новейших технологий сбережения документации. В целях кибербезопасности наиболее важные архивные данные хранятся исключительно в локальных сетях на серверах в самом хранилище. В последнее десятилетие активно развиваются «облачные» технологии, но и «облако» лучше делать внутренним в случае содержимого исключительно высокой важности.
Переход на электронные технологии также требует немалой переподготовки архивариусов.
Несмотря на информатизацию общества, роль традиционных архивов на физических носителях остается немалой. Использование материальных бэкапов оправдано и с точки зрения повышения надежности хранения важных данных, и исходя из базовых вопросов кибернетической безопасности.
Читайте также:
Зачастую многие компании не придают большого значения формированию корпоративной жизни, считая, это лишней тратой ресурсов. Разбираемся, зачем же нужна корпоративная жизнь компании?
Процесс организации архива
Начинается процесс неизменно с определения необходимости сохранения бумаг. Инициировать организацию может как руководитель компании, так и ответственные за деловодство подчиненные.
Этапы создания архива
Архивариусами и контрольными органами отдельно рассматривается архив как физическое явление и как структурная часть неизбежной деловодческой бюрократии. В первом значении к архиву относится вся совокупность деловых бумаг, которая представляет ценность для хранения. Во втором значении архивный отдел — структурное подразделение организации, которое несет полную ответственность за то, каким образом будут сохранены ценные бумаги. В плане создания архива это означает как необходимость назначения дополнительных ответственных работников, так и особые кондиции хранения.
- издание приказа по учреждению относительно назначения отвечающих за архивное дело сотрудников. В малых организациях делопроизводством и архивами заведует один и тот же человек. Однако это приводит к излишней нагрузке на человека в случае большого объема документооборота;
- разработка номенклатуры дел. Обычно производится согласно федеральному Перечню типовых управленческих архивных документов. Последняя редакция Перечня произведена Правительством РФ в 2016 году и является обязательной к исполнению;
- определение сроков хранения. Дела особой важности сохраняются в архиве постоянно. Документы временного хранения находятся там свыше десятилетия. В особых случаях приказом может быть прописано помещение документов в архив на три, пять и иное количество лет;
- раздача отделам и сотрудникам специальных выписок с заголовками дел, находящимися в ответственности их подразделений. Составление этих выписок проводят в строгом соответствии с каталогом архивных дел, если такового нет — с образцом из предприятий профильной отрасли.
- Оценка организации архивного дела на месте работы. На этом этапе составляется предварительная опись имеющихся документов, заранее прикидывается, какие недостающие бумаги должны помещаться в архив, а также примерные сроки их поступления в архив.
- Стандартизация рабочего процесса в свежесозданном подразделении. Ознакомление начальником архива либо замещающим его руководителем новых ответственных работников со спецификой работы в архивах и юридическими тонкостями сохранности документации;
- Организация приема всей не используемой на текущий момент информации на хранение. Назначение архивариусом лиц, прямо ответственных за классификацию, перерегистрацию и сбор документов в установленном порядке.
- Инвентаризация всех наличных документов. Создается отдельная картотека, где прописываются атрибуты дел. Параллельно сверяются отчеты о документообороте прошлых лет. Устраняются недочеты в описаниях дел, удаляются неактуальные сведения
- Составление номенклатуры дел. Обычно каталогизация проводится по установленным отраслевым стандартам, однако в зависимости от структуры архива она может меняться в ту или иную сторону.
- Прописывание разрешений и ограничений доступа к хранилищу. Если организация небольшая — то доступ к архивным материалам могут иметь практически все сотрудники. Если у юридического лица много подразделений — обычно практикуется делегирование ответственности согласно специализации.
- Создание общего учета приема и выдачи документов. Электронная либо физическая картотека лиц, пополняющих архив и берущих оттуда документы. Здесь также указывается степень доступа.
- Поиск недостачи архивных бумаг путем обращения в профильные отделы (либо к ответственным сотрудникам) за отчетами. При надобности — оформляются просьбы получить оные от других юридических лиц.
- Организация переплета дел. Существуют специальные архивные методички, где детально описаны все техники переплета с учетом естественного обветшания бумаги и стандартного форм-фактора хранения документации.
- Организация учета актуальных работ. Создание новых картотек и порядка сдачи архивных дел. Вся документация должна еще в рабочем процессе иметь категорию важности и будущего хранения
В свою очередь, вопросы техники безопасности и вывоза архива за пределы организации в прямую компетенцию архивариуса не входят. Он лишь занимается мониторингом состояния вверенного ему помещения. Соответствие электропроводки и иных коммуникаций на предмет безопасного хранения ценностей — парафия технического отдела. А вопросы перемещения архивов обычно лежат уже в компетенции директората и локально на уровне архива попросту не решаются.
Как хранить архивные документы
Форма хранения архивированной документации может устанавливаться директивно. Также есть возможность свободной формы ведения вышеописанной отчетности. Однако для единообразия и простоты оборота все связанные с архивным вопросом бумаги хранят в папках-регистраторах форм-фактора «корона». Ранее были распространены учетные картотеки, однако все чаще реестр ведется в онлайн-офисах и иными электронными средствами.
- дисководы на трехдюймовые, пятидюймовые, восьмидюймовые дискеты;
- проекторы диафильмов и слайдов;
- бобинные киноаппараты (обыкновенно — восьмимиллиметровые).
Техническое обеспечение архивного подразделения (оно же — матчасть) сильно разнится для организаций в зависимости от функций и размера штата, но есть общие рекомендации. Дела обыкновенно хранят на стеллажах или в шкафах, первое и второе должны обладать несгораемостью, а потому металлические. Стеллажи обязательно ставят торцом к окнам, чтобы свет не попадал на бумагу. К наружным стенам стеллажи не ставят, дабы исключить сырость и промерзание.
- на метровый стеллаж становятся 30 папок типа «Корона» либо 50 обычных скоросшивателей;
- в архивном стеллаже 230 см высоты и 12 полок.
Самая ответственная часть организации архива — передача туда дел. Помимо собственно формирования кадров, занимающихся документооборотом, нужно формировать и оформлять сами дела, а также произвести экспертизу по их ценности. Для вынесения решения по ценности материалов производится подшивка, либо переплет с нумерацией листов, описью, правильным оформлением обложки и надписи на самом деле. Только такие документы вообще могут приниматься к рассмотрению на продление хранения.
Документы с постоянным и временным (свыше 10 лет) сроком хранения необходимо подшить в том. Ограничение на объем каждого тома — 250 страниц. В случае, если дело не подлежит слишком долгому хранению, практикуется процедура частичного оформления, не требующая всех реквизитов. В этом случае можно не нумеровать листы, не писать заверительные надписи и не заниматься дополнительной систематизацией внутри самого дела.
Таким образом, даже базовые этапы формирования архивного отдела организации являются очень трудоемкими и требуют значительного времени. Именно поэтому на данный участок работ назначают исключительно продуктивных и ответственных людей, могущих в дальнейшем бесперебойно заниматься как учётом уже существующих дел, так и документооборотом с участием «новоприбывших» материалов.
- каждый новый архив требует тщательного логистического и финансового планирования;
- электронные формы архивации – технология будущего, однако с недостаточной законодательной базе;
- условия хранения бумажных носителей обязаны быть строжайшими;
- при формировании архива обязательно делегируются полномочия по ответственности за все поступающие документы.